DocuSign® pozwala na wykorzystanie podpisów kwalifikowanych (czytaj więcej) wydanych na karcie, pendrive lub chmurowych (które wymagają instalacji oprogramowania na komputerze). Jest to idealna opcja dla pracodawcy, ponieważ można wykorzystać imienne podpisy kwalifikowane lub firmowe pieczęcie kwalifikowane pracodawcy. Działają wszystkie rodzaje podpisów kwalifikowanych polskich: KIR Szafir, Certum SimplySign, PWPW Sigillum, Infocert, Eurocert.

DocuSign® wystawia podpisy kwalifikowane respektowane w całej Unii Europejskiej dzięki technologii IDV (czytaj więcej). Jest to idealne rozwiązanie do podpisywania umów z pracownikami. Za pierwszym razem tożsamość pracownika zostanie zweryfikowana zanim ten dostanie dostęp do umowy (system sprawdzi dane na dowodzie osobistym i porówna zdjęcie z dowodu z twarzą). Kolejnym razem pracownik nie musi już przechodzić weryfikacji, ponieważ system zapisuje dane na 3 lata. Przy każdym złożeniu podpisu na dokumentach pracownik złoży pełnoprawny podpis kwalifikowany. Rozliczenie jest per podpis, pracodawca nie płaci za utrzymanie podpisu kwalifikowanego przez 3 lata.

W ramach 1 koperty (1 umowa z kontrahentem):

• możesz dodać wiele plików (max. 25 MB), np. umowa, załącznik, oświadczenie,
• możesz wskazać nawet do 100 osób, które będą parafować umowę, podpisywać umowę lub otrzymają kopię do wiadomości,
• możesz określić język systemu dla każdej osoby oddzielnie,
• możesz wskazać miejsca na złożenie podpisów jeszcze przed wysłaniem umowy,
• otrzymasz każdy plik (np. Umowa.pdf, Załącznik.pdf, Oświadczenie.pdf) podpisany oddzielnie,

DocuSign^® wyróżnia się na rynku dzięki funkcji umożliwiającej zaznaczenie konkretnego miejsca na dokumencie do złożenia podpisu, podobnie do przyklejenia kolorowej notatki z napisem „podpisz tutaj”. Wszystkie podpisy są widoczne w podglądzie dokumentu, co ułatwia sprawdzenie, czy dokument został podpisany. Ta funkcjonalność zwiększa zaufanie osób podpisujących, dostarczając doświadczenie zbliżone do tradycyjnego podpisywania dokumentów na papierze i intensyfikując odczucie fizycznego złożenia podpisu.

DocuSign^® automatycznie przypomina o podpisaniu dokumentów osobom, które tego jeszcze nie zrobiły. Ta funkcja poprawia efektywność procesu zbierania podpisów, gdyż codziennie wysyła powiadomienia e‑mail oraz alertuje użytkowników za pośrednictwem aplikacji mobilnej.

DocuSign^® wysyła przypomnienia automatycznie do osób, które jeszcze nie złożyły podpisu. Funkcjonalność ta zwiększa skuteczność zbierania podpisów, ze względu na codzienne wysyłanie e‑mail i notyfikacji w aplikacji mobilnej.

DocuSign^® usprawnia proces zbierania podpisów, automatycznie kierując dokumenty do odpowiednich osób i zarządzając kolejnością ich podpisywania. Narzędzie umożliwia też podpisywanie dokumentów równolegle przez różne osoby, zgodnie z ustaleniami inicjatora procesu podpisu. W rezultacie kompletowanie podpisów może zająć od kilku minut do kilku godzin, co jest nieporównywalnie szybsze niż tradycyjne metody zbierania podpisów na papierze czy poprzez e-mail z koniecznością złożenia podpisu kwalifikowanego w określonym miejscu.

DocuSign^® jest implementowany na poziomie całej organizacji lub grupy kapitałowej, a nie dla indywidualnych użytkowników. Można do niego dodać nieograniczoną liczbę kont użytkownika i przydzielić im określone role, takie jak administrator, osoba wysyłająca czy przeglądająca dokumenty.

Wykupujesz pakiet kopert, z którego korzystasz w ciągu roku. W każdym momencie istnieje możliwość rozbudowania lub odnowienia swojej licencji.
Jedna koperta może obejmować różne dokumenty – Word, Excel, PDF i inne – i można wysłać ją do maksymalnie 100 odbiorców.

System DocuSign® ma ponad 900 gotowych integracji. Ponadto, DocuSign® można połączyć z innymi aplikacjami, wykorzystując jego otwarte API. Należy się wtedy upewnić, że system, który zamierzasz podłączyć do DocuSign®, posiada wymagane funkcjonalności do takiej integracji. W celu weryfikacji, należy skontaktować się bezpośrednio z dostawcą oprogramowania, ponieważ tylko twórca systemu, mający dostęp do kodu źródłowego, jest w stanie przeprowadzić integrację za pomocą API z systemem DocuSign®.