DocuSign® i współpraca z organami ścigania – procedura krok po kroku 

Spis treści:

Aby skutecznie złożyć zapytanie do DocuSign® w związku z prowadzonym postępowaniem: 

  • skieruj formalne pismo na adres w Dublinie (punkt 1), 
  • możesz również przesłać jego kopie na e-mail (punkt 4) 
  • pismo powinno być po angielsku i zawierać wszystkie dane niezbędne do identyfikacji sprawy. 

Dzięki temu procedura przebiegnie sprawnie i z poszanowaniem prawa. 

1. W jaki sposób służby mogą skontaktować się z DocuSign® w sprawie prowadzonego postępowania?

W przypadku postępowania prowadzonego przez organy ścigania, DocuSign® wymaga oficjalnego pisma (np. postanowienia sądu) skierowanego na adres swojej spółki zarejestrowanej w UE: 

DocuSign International (EMEA) Limited 
5 Hanover Quay, Ground Floor 
Dublin 2 
Republic of Ireland 

Dodatkowo, aby przyspieszyć proces, można przesłać kopie dokumentów drogą mailową na adres e-mail podany w punkcie 4. 

Uwaga: Organy muszą pamiętać, że wezwania muszą być kierowane do spółki DocuSign, która ma kompetencje do obsługi takich wniosków. W przypadku danych dotyczących obywateli UE, powinno to być DocuSign International (EMEA) Limited. 

2. Jakie dane należy przekazać do DocuSign®?

DocuSign® zaleca, aby pismo zawierało szczegółowe informacje: 

  • imię i nazwisko osoby, której dotyczy postępowanie, 
  • adres e-mail powiązany z kontem DocuSign, 
  • numer telefonu (jeśli znany), 
  • rodzaj dokumentów, do których ma być uzyskany dostęp (np. historia podpisywania, historia logowań, itp.), 
  • ramy czasowe, których dotyczy zapytanie, 
  • podstawa prawna żądania. 

3. W jakiej formie należy te dane przekazać?

DocuSign® wymaga: 

  • formalnego pisma od organu ścigania (najlepiej postanowienie sądu lub prokuratury),
  • podpisanego i opatrzonego datą, 
  • przetłumaczonego na język angielski lub oryginalnie sporządzonego w języku angielskim, 
  • przesłanego tradycyjną pocztą na adres w Dublinie (wskazany wyżej), 
  • oraz – opcjonalnie – jego skanu na e-mail: podanego w punkcie 4. 

4. Czy poza formalnym pismem możemy wysłać e-mail do DocuSign®?

Tak, przesłanie e-maila z kopią dokumentu na adres „LegalProcess” w domenie „docusign.com” (aby uzyskać e-mail scal: adres@domena) jest zalecane jako krok przyspieszający proces. Należy jednak pamiętać, że samo przesłanie e-maila nie zastępuje wymogu formalnego pisma do spółki DocuSign. 

5. W jakim języku powinniśmy prowadzić komunikację z DocuSign®?

Zalecanym językiem komunikacji z DocuSign® jest angielski.  

Jeśli mail zostanie napisany po polsku, jest prawdopodobne, że DocuSign samodzielnie przetłumaczy treść, jednak formalne dokumenty powinny być przesyłane w języku angielskim. 

6. Czy DocuSign® USA ma dostęp do danych obywateli UE?

Nie, dane obywateli UE są zarządzane w ramach struktur europejskich (np. spółka w Irlandii) i objęte zasadami RODO. Zgodnie z wytycznymi z DocuSign Legal, wezwania skierowane do podmiotów spoza UE nie uprawniają do pozyskania danych klientów z UE. Dlatego tak ważne jest, aby kierować pisma do odpowiedniego oddziału DocuSign – tj. EMEA w Dublinie. 

7. Czy HURO ma dostęp do danych klientów DocuSign®?

Nie, HURO nie ma dostępu do danych klientów przechowywanych w DocuSign®. Jako reseller (odsprzedawca licencji), HURO zajmuje się pośrednictwem w sprzedaży licencji oraz może świadczyć usługi konsultacyjne lub doradcze, ale nie posiada uprawnień do przetwarzania ani przeglądu danych przechowywanych przez DocuSign®. 

Wszelkie sprawy związane z postępowaniami prawnymi i zapytaniami o dane należy kierować bezpośrednio do DocuSign®, zgodnie z procedurą opisaną powyżej. 

@Krzysztof_Rosol

Autor: Krzysztof Rosół

Jestem założycielem firmy HURO – partner DocuSign® w Polsce. Specjalizuję się w podpisach elektronicznych, obiegach dokumentów i archiwizacji dokumentów. Z zamiłowania jestem programistą i architektem systemu Hatiroo® – oprogramowania zintegrowanego z DocuSign® do elektronicznego obiegu dokumentów.

Jak użyć swój podpis kwalifikowany w DocuSign®?

Jak użyć swój podpis kwalifikowany w DocuSign®?

Podpis kwalifikowany w DocuSign®

W DocuSign® możesz użyć swój podpis kwalifikowany. Wystarczy aktywować program do podpisów kwalifikowanych i złożyć podpis na komputerze w przeglądarce Chrome.

Działa ze wszystkimi podpisami kwalifikowanymi na karcie, pendrive lub mobilnymi:
  • Certum SimplySign
  • KIR Szafir i mSzafir
  • Infocert
  • Eurocert
  • PWPW Sigillum
  • i inne…

Autor: Krzysztof Rosół | © 2025

Kliknij, aby dowiedzieć się więcej o tym podpisie

Co musisz zrobić, aby złożyć podpis kwalifikowany w DocuSign®?

Za pierwszym razem

  1. Zainstaluj oryginalny program do podpisów kwalifikowanych od swojego dostawcy podpisów kwalifikowanych (w moim przypadku SimplySign Desktop – Certum Identity Provider by Asseco).
  2. Zainstaluj dodatek od DocuSign® do przeglądarki typu Chromium, np. Chrome, Edge, Brave, Opera. Program łączy się z DocuSignPKI.
  3. Zainstaluj program od DocuSign® na komputer DocuSignPKI. DocuSignPKI umie wyszukać cerrtyfikat kwalifikowany na Twoim komputerze.

Zawsze

  1. Użyj komputera (laptopa) z Microsoft® Windows lub Apple® Macintosh. Ta opcja nie działa na smarfonie lub tablecie.
  2. Użyj przeglądarki opartej o technologię Chromium, np. Chrome, Edge, Brave, Opera. Ta opcja nie działa w Safari.
  3. Włącz i aktywuj program do podpisów kwalifikowanych. Jeżeli masz kartę lub pendrive, podłącz je do komputera. Jeżeli masz mobilny podpis kwalifikowany, aktywuj oryginalny program i wpisz token z telefonu.
  4. Upewnij się, że Twój podpis kwalifikowany jest jeszcze ważny oraz, że pamiętasz kod PIN.
Przetestuj ten podpis

Nie mam tej opcji, co robić?

To nie Ty decydujesz o tym, czy złożysz podpis kwalifikowany, ale osoba, która wysłała ten dokument do Ciebie. W DocuSign® nie „wgrywasz” podpisu kwalifikowanego na dokument, ale składasz taki podpis, jaki ktoś inny określił.

Autor: Krzysztof Rosół | © 2025

Kliknij, aby zobaczyć pełną prezentację wideo

Chcesz korzystać z podpisów kwalifikowanych?

Masz już DocuSign®?

  • Jeżeli masz już licencję DocuSign® wdrożoną w swojej firmie, np. z centrali, skontaktuj się ze swoim partnerem lub z cenrtalą firmy, aby aktywować ten dodatek. Jako HURO nie możemy ingerować w konta innych partnerów.
  • Jeżeli masz licencję kupioną przez stronę internetową (taką na użytkownika), to nie ma takiej możliwości. Musisz rozważyć zakup nowej licencji komercyjnej, np. przez HURO.

Nie masz jeszcze DocuSign®?

  • W wersji komercyjnej licencji DocuSign® możesz zamówić dodatek do podpisów kwalifikowanych. Sprawdź 2 i 3 pakiet licencji w cenniku.
  • Pamiętaj, że ta opcja wymaga od Ciebie lub kontrahenta, aby mieć podpis kwalifikowany wydany od zewnętrznego dostawcy. DocuSign® nie wystawia podpisów kwalifikowanych w tej opcji.
  • Jeżeli nie masz podpisu kwalifikowanego, dowiedz się więcej o opcji DocuSign® IDV – podpisie kwalifikowanym wydawanym przez DocuSign®.
@Krzysztof_Rosol

Autor: Krzysztof Rosół

Jestem założycielem firmy HURO – partner DocuSign® w Polsce. Specjalizuję się w podpisach elektronicznych, obiegach dokumentów i archiwizacji dokumentów. Z zamiłowania jestem programistą i architektem systemu Hatiroo® – oprogramowania zintegrowanego z DocuSign® do elektronicznego obiegu dokumentów.

Jak dodać podpis kwalifikowany do mojego DocuSign®?

Jak dodać podpis do DocuSign®?
Jak dodać podpis do DocuSign®?
To świetnie, że masz już DocuSign®. Będzie nam łatwiej znaleźć najlepsze rozwiązanie. Sprawdź 3 poniższe rekomendacje. Pamiętaj, że jako partner DocuSign® mamy pewne zobowiązania i ograniczenia, których musimy się trzymać.

Skąd masz DocuSign®?

Mam DocuSign® ze strony internetowej

Licencja personalna, na użytkownika

To oznacza, że masz licencję personalną. Podpisy elektroniczne kwalifikowane (QES) możesz dodać wyłącznie do wersji licencji komercyjnej. Czyli do Twojego konta DocuSign® nie da się dodać podpisów kwalifikowanych.

Rozważ zamówienie nowej licencji komerycyjnej DocuSign® dla całej firmy. Twoje „stare” umowy dalej zostaną przypisane do Twojego obecnego konta. Po prostu po zalogowaniu się, będziesz mógł wybrać konto do którego chcesz się zalogować.

Zwracamy uwagę, że nie ma możliwości połączenia „starego” konta z nowym. Nie ma również możliwości realizacji zwrotu za zakupioną licencję DocuSign®, ponieważ zamówienie licencji komercyjnej realizowane jest przez partnera, a nie przez DocuSign®.
Zamów licencję komercyjną
Mam ze strony
Zapytaj IT z centrali

Mamy DocuSign® z centrali

Licencja komercyjna

Rozszerzenie licencji DocuSign® musisz zatem załatwić z centralą Waszej firmy. Skontaktuj się z własnym IT. Centrala mogła zamówić licencję DocuSign® bezpośrednio od DocuSign® lub od innego partnera.
Zapytaj o 2 kluczowe aspekty:
  • Gdzie przechowywane są umowy na Waszym koncie DocuSign®? Przykładowo, jeżeli centrala jest w USA, to również serwery DocuSign® są w USA. Jeżeli okaże się, że centrala ma serwery DocuSign® poza Unią Europejską, rozważ zamówienie oddzielnej licencji DocuSign® na Europę. W takim przypadku licencja komercyjna będzie aktywowana na serwerach w Unii Europejskiej (aktualnie we Frankfurcie).
  • Czy użytkownicy z centrali nie mają nic przeciwko dodaniu dodatkowej opcji wyboru rodzaju podpisów elektronicznych? Dodanie dodatkowych podpisów elektronicznych powoduje włączenie dodatkowych opcji wyboru dla każdego odbiorcy koperty. Jeżeli spodziwacie się, że będzie to problem dla Was, rozważ zamówienie oddzielnej licencji DocuSign® na Europę.

Mam DocuSign® od innego partnera

Licencja komercyjna lub personalna

Niestety nie możemy Ci pomóc, poza udostępnieniem bezpłatnych materiałów edukacyjnych, które znajdziesz na naszej stronie internetowej. Nie możemy realizować projektów dla klientów, których obsługują inni partnerzy. Jeżeli jesteś niezadowolny ze swojego partnera, skontaktuj się bezpośrednio z działem sprzedaży DocuSign® lub przez portal wsparcia technicznego DocuSign® i poproś o zmianę partnera. Dopiero wtedy będziemy mogli udzielić Ci pomocy.
Inny partner
Pomozemy

Nie wiem co mam

Ugh! Spróbujmy i tak 🙂
Zacznij od tego:
  • Skontaktuj się ze swoim działem IT. Jeżeli dział IT nic nie wie o DocuSign® najpewniej macie licencję personalną (ze strony internetowej). Jeżeli wie, to wskaże Ci, czy jest to licencja personalna, czy z centrali, czy od innego partnera.
  • Jeżeli nie macie działu IT, zapytaj szefa wszystkich szefów. Najpewniej założył kiedyś konto personalne przez stronę internetową.

Co robić, jak żyć?

Jeżeli wciąż potrzebujesz DocuSign® z dodatkowymi podpisami kwalifikowanymi, pozostało zamówienie nowej licencji DocuSign® dla firmy. Zamówienie dotyczyć będzie wersji komercyjnej DocuSign®, czyli takiej, którą można rozszerzać o dodatkowe rodzaje podpisów. Ponadto dane będą na serwerach w Unii Europejskiej, a sama licencja nie będzie ograniczona liczbą użytkowników. Minimalne zamówienie licencji DocuSign® z podpisami kwalifikowanymi to 1783 € netto.
Zamów licencję komercyjną
@Krzysztof_Rosol

Autor: Krzysztof Rosół

Jestem założycielem firmy HURO – partner DocuSign® w Polsce. Specjalizuję się w podpisach elektronicznych, obiegach dokumentów i archiwizacji dokumentów. Z zamiłowania jestem programistą i architektem systemu Hatiroo® – oprogramowania zintegrowanego z DocuSign® do elektronicznego obiegu dokumentów.