Spis treści:
Aby skutecznie złożyć zapytanie do DocuSign® w związku z prowadzonym postępowaniem:
- skieruj formalne pismo na adres w Dublinie (punkt 1),
- możesz również przesłać jego kopie na e-mail (punkt 4)
- pismo powinno być po angielsku i zawierać wszystkie dane niezbędne do identyfikacji sprawy.
Dzięki temu procedura przebiegnie sprawnie i z poszanowaniem prawa.
1. W jaki sposób służby mogą skontaktować się z DocuSign® w sprawie prowadzonego postępowania?
W przypadku postępowania prowadzonego przez organy ścigania, DocuSign® wymaga oficjalnego pisma (np. postanowienia sądu) skierowanego na adres swojej spółki zarejestrowanej w UE:
DocuSign International (EMEA) Limited
5 Hanover Quay, Ground Floor
Dublin 2
Republic of Ireland
Dodatkowo, aby przyspieszyć proces, można przesłać kopie dokumentów drogą mailową na adres e-mail podany w punkcie 4.
Uwaga: Organy muszą pamiętać, że wezwania muszą być kierowane do spółki DocuSign, która ma kompetencje do obsługi takich wniosków. W przypadku danych dotyczących obywateli UE, powinno to być DocuSign International (EMEA) Limited.
2. Jakie dane należy przekazać do DocuSign®?
DocuSign® zaleca, aby pismo zawierało szczegółowe informacje:
- imię i nazwisko osoby, której dotyczy postępowanie,
- adres e-mail powiązany z kontem DocuSign,
- numer telefonu (jeśli znany),
- rodzaj dokumentów, do których ma być uzyskany dostęp (np. historia podpisywania, historia logowań, itp.),
- ramy czasowe, których dotyczy zapytanie,
- podstawa prawna żądania.
3. W jakiej formie należy te dane przekazać?
DocuSign® wymaga:
- formalnego pisma od organu ścigania (najlepiej postanowienie sądu lub prokuratury),
- podpisanego i opatrzonego datą,
- przetłumaczonego na język angielski lub oryginalnie sporządzonego w języku angielskim,
- przesłanego tradycyjną pocztą na adres w Dublinie (wskazany wyżej),
- oraz – opcjonalnie – jego skanu na e-mail: podanego w punkcie 4.
4. Czy poza formalnym pismem możemy wysłać e-mail do DocuSign®?
Tak, przesłanie e-maila z kopią dokumentu na adres „LegalProcess” w domenie „docusign.com” (aby uzyskać e-mail scal: adres@domena) jest zalecane jako krok przyspieszający proces. Należy jednak pamiętać, że samo przesłanie e-maila nie zastępuje wymogu formalnego pisma do spółki DocuSign.
5. W jakim języku powinniśmy prowadzić komunikację z DocuSign®?
Zalecanym językiem komunikacji z DocuSign® jest angielski.
Jeśli mail zostanie napisany po polsku, jest prawdopodobne, że DocuSign samodzielnie przetłumaczy treść, jednak formalne dokumenty powinny być przesyłane w języku angielskim.
6. Czy DocuSign® USA ma dostęp do danych obywateli UE?
7. Czy HURO ma dostęp do danych klientów DocuSign®?
Nie, HURO nie ma dostępu do danych klientów przechowywanych w DocuSign®. Jako reseller (odsprzedawca licencji), HURO zajmuje się pośrednictwem w sprzedaży licencji oraz może świadczyć usługi konsultacyjne lub doradcze, ale nie posiada uprawnień do przetwarzania ani przeglądu danych przechowywanych przez DocuSign®.
Wszelkie sprawy związane z postępowaniami prawnymi i zapytaniami o dane należy kierować bezpośrednio do DocuSign®, zgodnie z procedurą opisaną powyżej.
Autor: Krzysztof Rosół
Jestem założycielem firmy HURO – partner DocuSign® w Polsce. Specjalizuję się w podpisach elektronicznych, obiegach dokumentów i archiwizacji dokumentów. Z zamiłowania jestem programistą i architektem systemu Hatiroo® – oprogramowania zintegrowanego z DocuSign® do elektronicznego obiegu dokumentów.
