Podpis elektroniczny kwalifikowany w DocuSign®

Weryfikacja tożsamości

Podpis kwalifikowany wydawany jest na podstawie weryfikacji twarzy oraz dowodu osobistego lub paszportu

Najbezpieczniejsza forma prawna

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest niepodważalny przed sądem

Forma pisemna

Kwalifikowany podpis w formie elektronicznej jest równoważny formie pisemnej w całej Unii Europejskiej (zgodnie z rozporządzeniem eIDAS)

Rodzaje kwalifikowanego podpisu elektronicznego w DocuSign®

DocuSign® jest systemem do zbierania podpisów elektronicznych, który pozwala na stosowanie podpisu kwalifikowanego (ang. QES – Qualified Electronic Signature) oraz niekwalifikowanego.

Od zewnętrznego dostawcy

Technologia: QES

Kwalifikowany podpis elektroniczny od zewnętrznego dostawcy to opcja dla osób, które mają już certyfikat kwalifikowany na pendrive, karcie lub smartfonie. W Polsce ten typ podpisu jest wybierany najczęściej, ponieważ pozwala na użycie własnego certyfikatu kwalifikowanego wydanego przez zewnętrznego dostawcę, np. Certum SimplySign, KIR Szafir, itd.

Jednorazowy od DocuSign®

Technologia: QES IDV

Podpis jednorazowy od DocuSign® to opcja stosowana np. przy zatrudnianiu pracowników na umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną. Tożsamość pracownika jest weryfikowana na podstawie dowodu osobistego lub paszportu, a DocuSign® jednorazowo wystawia dla tej osoby certyfikat kwalifikowany.

Wielokrotny na 2 lata od DocuSign®

Technologia: QES IDnow

Podpis 2‑letni od DocuSign® to opcja dla międzynarodowych firm, które podpisują dokumenty biznesowe w formie pisemnej w Polsce, a zarząd mają za granicą. DocuSign® może wydać certyfikat kwalifikowany na 2 lata. Tożsamość właściciela podpisu sprawdzana jest w formie wideoweryfikacji tylko za pierwszym razem. Każdy kolejny podpis wymaga jedynie użycia hasła dostępu.

Jak działa podpis kwalifikowany w DocuSign®?

Jak złożyć podpis kwalifikowany i jak działa ten rodzaj certyfikatu? O tym, jaki rodzaj podpisu elektronicznego ma być użyty, decyduje osoba wysyłająca kopertę DocuSign® do podpisania (właściciel dokumentu, inicjator). W zależności od tego, jako rodzaj podpisu elektronicznego zostanie wybrany, podpisanie dokumentu może wymagać innych czynności. W przypadku certyfikatu wydanego od zewnętrznego dostawcy należy aktywować swój certyfikat kwalifikowany (włożyć kartę czy pendrive lub przepisać token ze smartfona). W przypadku podpisów elektronicznych kwalifikowanych od DocuSign® wymagana jest wideoweryfikacja: należy pokazać dowód osobisty lub paszport oraz pokazać twarz do kamerki.

Podpis kwalifikowany od zewnętrznego dostawcy

Technologia: DocuSign® QES

Podpis elektroniczny kwalifikowany - certyfikat po stronie podpisującego
Certyfikowany podpis kwalifikowany wydawany jest odpłatnie przez podmioty wpisane do Ministerstwa Gospodarki. Po odbiór podpisu w większości przypadków trzeba udać się osobiście w celu potwierdzenia tożsamości.
Certyfikat kwalifikowany wydawany jest na bezpiecznym nośniku, np. na karcie, pendrivie albo na smartfonie. Oprogramowanie DocuSign® potrafi wyszukać taki certyfikat na komputerze z Windows lub Apple® Macintosh. Opcja ta nie wspiera podpisów elektronicznych kwalifikowanych dostępnych przez przeglądarkę internetową (np. KIR mSzafir wydawanego przez bank) lub na smartfonie i tablecie.

Dostępny tylko w licencji komercyjnej

Ten dodatek nie jest dostępny w licencji na użytkownika zakupionej przez stronę internetową.

Podpis kwalifikowany jednorazowy od DocuSign®

Technologia: DocuSign® QES IDV

Do zatwierdzenia dokumentu podpisem jednorazowym DocuSign® wymagana jest weryfikacja tożsamości osoby składającej podpis jeszcze przed uzyskaniem dostępu do treści dokumentów. Sprawdzenie tożsamości odbywa się na podstawie wideoweryfikacji na smartfonie, bez konieczności wychodzenia z domu. Odoba podpisująca musi pokazać do kamerki swój dowód osobisty lub paszport oraz swoją twarz. Dopiero po pozytywnej weryfikacji tożsamości, DocuSign® aktywuje dostęp do treści dokumentu.
Osoba, która przeszła pomyślnie weryfikację, może przeczytać dokument i we wskazanych miejscach narysować swój podpis. Każdy dokument, na którym złożony został podpis zostanie opatrzony podpisem elektronicznym kwalifikowanym wydanym jednorazowo przez DocuSign®.

Dostępny tylko w licencji komercyjnej

Ten dodatek nie jest dostępny w licencji na użytkownika zakupionej przez stronę internetową.

Podpis elektroniczny kwalifikowany od DocuSign® na 2 lata dla zarządu za granicą

Podpis kwalifikowany od DocuSign® na 2 lata

Technologia: DocuSign® QES IDnow

Podpis elektroniczny kwalifikowany IDnow od DocuSign® na 2 lata
DocuSign® może wystawić również kwalifikowany podpis elektroniczny na 2 lata, który jest respektowany w całej Unii Europejskiej (w tym w Polsce). Takiego certyfikatu kwalifikowanego można używać wielokrotnie i wyłącznie w ramach DocuSign® (ale nie mogą być nim podpisywane sprawozdania finansowe).
W polskim prawie dość często wymagane jest użycie formy pisemnej. Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym, do wielu transakcji elektronicznych wymagany jest podpis kwalifikowany. Niestety w firmach o kapitale zagranicznym, często występuje problem z wystawieniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla osób zza granicy. DocuSign® QES IDnow rozwiązuje ten problem, ponieważ na podstawie dokumentu tożsamości i wideoweryfikacji wystawia kwalifikowany podpis elektroniczny. Opcja działa na całym świecie, w dowolnym czasie i w wielu językach.

Dostępny tylko w licencji komercyjnej

Ten dodatek nie jest dostępny w licencji na użytkownika zakupionej przez stronę internetową.

Przykłady użycia podpisów elektronicznych kwalifikowanych

Umowy handlowe

Handlowiec Jakub przygotowuje umowę do podpisania. Ponieważ umowa wymaga zachowania formy pisemnej (np. ze względu na przeniesienie praw autorskich albo wymogi działu prawnego), wskazuje on listę osób, które będą podpisywać się na umowie i każdej z nich przydziela odpowiedni rodzaj podpisu elektronicznego. Cały proces odbywa się w pełni elektronicznie, a Jakub działa z poziomu swojego komputera lub smartfona.
Jako pierwszy będzie podpisywać się zarząd kontrahenta – dwie osoby. Obie mają użyć certyfikatu kwalifikowanego wydanego przez zewnętrznych dostawców (QES). Następnie podpisuje się zarząd firmy Jakuba. Jakub musi wybrać jednego członka zarządu z Polski i jednego z Francji. Dla pierwszego wskazuje taką samą opcję – zatwierdzenie podpisem kwalifikowanym wydanym przez zewnętrznego dostawcę (QES), a dla członka zarządu z Francji wybiera kwalifikowany podpis elektroniczny od DocuSign® wydawany na 2 lata (QES IDnow).
Gdy Jakub wyśle komplet dokumentów do podpisania, 3 pierwsze osoby aktywują swój certyfikat kwalifikowany (włożą pendrive, aktywują kartę lub przepiszą token ze smarfona by uruchomić składanie podpisu), natomiast członek zarządu z Francji przejdzie wideoweryfikację, a DocuSign® wyda mu certyfikat kwalifikowany na 2 lata.

Umowy HR

Kadrowa Aneta przygotowuje kopertę w DocuSign®. Wgrywa komplet dokumentów: umowę o pracę, oświadczenia, załączniki, regulaminy.
Następnie wskazuje, że w imieniu pracodawcy ma się podpisać pani Ania, która użyje podpisu kwalifikowanego wydanego od zewnętrznego dostawcy (QES) (i w obecnej sytuacji nie interesuje nas, jaki to certyfikat). W miejscu dla nowego pracownika Tomka, Aneta wybiera opcję jednorazowego podpisu elektronicznego kwalifikowanego (QES IDV).
Pani Ania do podpisywania dokumentu użyje certyfikatu od Certum SimplySign. Kiedy dostanie dokument do podpisania, DocuSign® przeszuka jej komputer i automatycznie naniesie certyfikat kwalifikowany na dokument.
Nowy pracownik Tomek przed otwarciem dokumentu zostanie poproszony o weryfikację jego tożsamości poprzez wideoweryfikację. Tomek pokaże dowód osobisty i twarz do kamerki. Następnie te dane zostaną zweryfikowane i Tomek otrzyma dostęp do treści dokumentów (taki proces podpisywania to doskonałe zabezpieczenie przed wyciekiem danych osobowych – RODO). Tomek we wskazanych miejscach narysuje swój podpis a DocuSign® wystawi jednorazowy certyfikat kwalifikowany na każdym dokumencie.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Do DocuSign® nie trzeba w żaden sposób wgrywać podpisu kwalifikowanego. Oprogramowanie DocuSign® wydaje lub odnajduje certyfikat kwalifikowany na komputerze w momencie składania podpisu. Podpisu kwalifikowanego można użyć w DocuSign® tylko i wyłącznie w licencji komercyjnej zamówionej u partnera, np. HURO. Nie ma możliwości włączenia podpisów elektronicznych kwalifikowanych dla kont na użytkownika zamówionych przez stronę internetową DocuSign®.
W przypadku tradycyjnego podpisu kwalifikowanego proces zbierania podpisów jest wykonywany ręcznie. Osoba odpowiedzialna za koordynację procesu zazwyczaj w określonej kolejności rozsyła maile do poszczególnych osób (czeka na podpis jednej osoby, następnie wysyła do kolejnej osoby itd.). Wymaga to ciągłego monitorowania statusu, wysyłania e‑maili oraz weryfikacji, czy podpisy kwalifikowane zostały naniesione w odpowiednie miejsca.

Platforma DocuSign® znacząco ułatwia proces zbierania podpisów kwalifikowanych:
  • automatycznie wysyła zaproszenia e‑mail do osób zobowiązanych do podpisu,
  • umożliwia kilku osobom równoczesne składanie podpisów,
  • wysyła powiadomienia przypominające o podpisaniu umów,
  • wyróżnia miejsca, gdzie ma być złożony podpis kwalifikowany (tych miejsc może być wiele),
  • wymaga podania kodu PIN tylko raz, nawet jeżeli potrzebne jest kilka podpisów kwalifikowanych na kilku dokumentach,
  • po zakończonym procesie przesyła podpisany dokument do wszystkich osób uczestniczących w procesie,
  • zapisuje podpisany dokument w bezpiecznym repozytorium elektronicznym.
Podpisywanie tradycyjnym podpisem kwalifikowanym wymaga instalacji specjalnego programu na komputerze. Osoba składająca podpis musi sama wyznaczyć sobie miejsce w dokumencie, w którym złoży swój podpis, co często prowadzi do błędów i nieporozumień. Kiedy na dokumencie trzeba złożyć podpis w kilku miejscach, trzeba każdorazowo korzystać z opcji „Dodaj podpis” i wprowadzać ponownie PIN. W DocuSign® osoba przygotowująca dokument może określić miejsca do złożenia podpisów jeszcze przed wysłaniem umowy. Osoba składająca podpis podaje kod PIN tylko jeden raz, a w każdym miejscu, w którym ma się podpisać, musi jedynie kliknąć żółty kafelek.
W modelu licencji w rozliczeniu kopertowym zamawiamy paczkę kopert do wykorzystania w ciągu 12 miesięcy (minimum 500 kopert po 3,18 € za kopertę). Wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych kwalifikowanych w DocuSign® traktowane są jako dodatek i są dodatkowo płatne. Wszystkie rodzaje wymagają również rozszerzenia licencji o możliwość stosowania podpisów elektronicznych kwalifikowanych: +1,95 € netto za każdą kopertę, w której mają być użyte podpisy kwalifikowanego. Podpisy kwalifikowane wydawane przez DocuSign® rozliczane są dodatkowo za każdą osobę: QES IDV (+5,40 € netto za osobę) oraz QES IDnow (+24,64 € netto za każdą osobę).