DocuSign® a elektroniczny obieg dokumentów
Bezpłatny kurs online - "Samouczek DocuSign®" - Czym jest, a czym nie jest DocuSign®?
DocuSign® służy do zbierania podpisów, co stanowi ok. 15% całego procesu obiegu dokumentów.
Hatiroo® rozszerza możliwości DocuSign® o e‑archiwum na Waszych serwerach, gdzie dokumenty są na Waszym Office 365. Pracujecie na Word i Excel, a system automatycznie uzupełnia w nich dane. Każdy dokument zanim trafi do podpisu może zostać zaopiniowany lub zaakceptowany.
Jak wygląda Hatiroo®?
Co łączy oba systemy: DocuSign® i Hatiroo®?
Hatiroo® uzupełnia możliwości platformy DocuSign®. DocuSign® skupia się na procesie zbierania podpisów. Hatiroo® pozwala na przechowywanie i procesowanie wszystkich rodzajów dokumentów, a nie tylko tych, które wymagają zbierania podpisów.
Jak wygląda proces obiegu dokumentów od stworzenia do podpisania?
Przykładowe procesy obiegu dokumentów omówimy na dwóch rodzajach umów: handlowych i zakupowych. Procesowanie każdego z tych dokumentów składa się z nieco innych etapów, za które może odpowiadać jedno z narzędzi: Hatiroo® lub DocuSign®.
Przygotowanie dokumentu na podstawie firmowego wzoru (Hatiroo®)
Przesłanie dokumentu do kontrahenta (Hatiroo®)
Akceptacja uwag od kontrahenta (Hatiroo®)
Zebranie podpisów (DocuSign®)
Elektroniczna archiwizacja dokumentu (Hatiroo®)
Umowy zakupowe
Przygotowanie dokumentu poprzez dodanie wzoru od kontrahenta
Przesłanie do opiniowania przez wiele działów (Hatiroo®)
Przesłanie uwag do kontrahenta (Hatiroo®)
Akceptacja uwag od kontrahenta (Hatiroo®)
Zebranie podpisów (DocuSign®)
Elektroniczna archiwizacja dokumentu (Hatiroo®)
Dlaczego warto połączyć DocuSign® z Hatiroo®?
Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów rozpoczyna się od przygotowania dokumentów, następnie ich opiniowania i akceptacji, później przechodzi przez proces negocjacji z kontrahentem lub pracownikiem. Dopiero na samym końcu, gdy obie strony wynegocjują odpowiednie warunki, dokument może być podpisany – w tym przypadku podpisem elektronicznym DocuSign®.
Otwórz stronę Hatiroo®
Kliknij, aby dowiedzieć się więcej o systemie do elektronicznego obiegu dokumentów.
Hatiroo®
Proces opiniowania i akceptacji polega na pracy z dokumentami Word, Excel i PDF.
System automatycznie wysyła maile, przypomina o zadaniach i automatycznie włącza tryb śledzenia zmian.
Negocjacje można prowadzić z kontrahentem poprzez udostępnienie poszczególnych dokumentów w formie do edycji. Kontrahent nie musi instalować dodatkowego oprogramowania.
Procesy podzielone są na rodzaje dokumentów, np. umowy handlowe, umowy zakupowe, pełnomocnictwa czy uchwały. Każdy proces ma określone wzory dokumentów, kolejność kroków w procesie oraz kolejność osób opiniujących i akceptujących.
System automatycznie przygotowuje kopertę DocuSign®: przesyła dokumenty, określa odbiorców z książki adresowej i ustawia wymagane rodzaje podpisów elektronicznych, generuje treści wiadomości mailowych i określa miejsca na podpisy. Inicjator jedynie sprawdza, czy wszystkie dane i elementy są wprowadzone poprawnie.
To inicjator (właściciel dokumentu) decyduje, jaki wybrać szablon dokumentu (lub jaki dokument dodać do koperty).
Proces opiniowania lub akceptacji dokumentu polega jedynie na zbieraniu parafek na dokumencie.
Platforma nie umożliwia negocjacji na edytowalnej wersji dokumentu.
Za proces zbierania podpisów odpowiada osoba wysyłająca dokument do podpisania.
Kopertę przygotowuje inicjator: dodaje dokumenty, określa odbiorców i wskazuje rodzaje podpisów elektronicznych (np. zaznacza, że dana osoba ma użyć podpisu kwalifikowanego), przygotowuje treści e‑mail i wskazuje miejsca do złożenia podpisów.
Elektroniczne archiwum dokumentów
W DocuSign® możesz przechowywać tylko dokumenty, które wysłałeś do podpisania przez tę platformę. Platforma DocuSign® nie może służyć jako archiwum dla innych dokumentów, np. tych podpisanych na papierze, w Autenti®, podpisem kwalifikowanym lub w jeszcze inny sposób. Takie możliwości daje dopiero system Hatiroo®.
Hatiroo®
Przechowuje wszystkie dokumenty, niezależnie od tego, czy były podpisane i w jaki sposób.
Wszystkie dokumenty przechowywane są na serwerach Waszej firmy lub w Waszej chmurze Office 365.
Dostęp do tych dokumentów mają wyłącznie pracownicy Waszej firmy.
Przechowuje tylko dokumenty zlecone do podpisania w DocuSign®.
Wszystkie dokumenty dostępne są w chmurze DocuSign®.
Dostęp do tych dokumentów macie Wy oraz druga strona, np. kontrahent.
Wzory dokumentów
DocuSign® umożliwia zarządzanie szablonami dokumentów oraz tworzenie formularzy PowerForms (opcja dostępna w wersji Business PRO i Enterprise PRO), które później można użyć na stronie www (zobacz, jak wygląda taki formularz umieszczony na stronie). Warto jednak pamiętać o tym, że szablony te będą w formacie PDF. Wersję roboczą takiego wzoru trzeba przechowywać niezależnie albo użyć systemu Hatiroo®.
Hatiroo®
Umożliwia zarządzanie szablonami dokumentów w formie plików Word, Excel, PDF itp.
Daje możliwość uzupełniania dokumentów bezpośrednio w Word i Excel w trakcie przygotowania, opiniowania, akceptacji i negocjacji. Hatiroo® umożliwia pracę równoczesną bez konieczności scalania zmian.
W zależności od rodzaju dokumentu (np. umowa handlowa, umowa z pracownikiem), system podpowiada aktualne wzory umów i inne załączniki.
To system automatycznie uzupełnia dokument i w odpowiednie miejsca wstawia dane kontrahenta. System połączony jest z rządową bazą danych, pobiera zawsze aktualne dane kontrahenta i zabezpiecza przed próbą inicjowania umowy z firmą, która ma zakończoną lub zawieszoną działalność.
Umożliwia zarządzanie szablonami dokumentów, które są w formacie PDF.
Daje możliwość dodawania specjalnego pola do uzupełnienia przez podpisującego.
Inicjator każdorazowo decyduje, jaki szablon lub wzór umowy użyć.
Inicjator wypełnia dokument danymi np. danymi Waszego kontrahenta.
Skontaktuj się z nami
Jeżeli zainteresowały Cię funkcje systemu Hatiroo®, wypełnij formularz i zostaw nam swoje dane kontaktowe.
Skontaktujemy się z Tobą poprzez e‑mail lub telefonicznie:
dokonamy wstępnej oceny, czy system Hatiroo® może spełnić potrzeby Twojej organizacji,
w razie potrzeby dopytamy Cię o niektóre kwestie,
przedstawimy rekomendowane przez nas dalsze kroki.
