Bezpłatny kurs online - "Samouczek o DocuSign®"
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak działa DocuSign®? Nasze szkolenie pozwoli Ci zrozumieć, jak działają podpisy elektroniczne i w jakie są sposoby zbierania e-podpisów. Dowiesz się, dlaczego tak wiele firm rezygnuje ze stosowania papierowych dokumentów na rzecz procesowania ich elektronicznie. Podczas kursu przekonasz się, że DocuSign® oferuje obecnie więcej możliwości niż jakiekolwiek inne rozwiązanie dostępne na rynku. Wiedza, którą zdobędziesz podczas szkolenia, ułatwi Ci wybór podpisów elektronicznych do Waszej firmy.
Etap 1
Co to jest DocuSign®?
DocuSign® to platforma do zbierania podpisów elektronicznie dostępna online oraz zgodna z eIDAS i RODO. Oznacza to, że zarówno Twoja firma oraz Twój kontrahent albo pracownik macie dostęp do swoich umów z każdego miejsca na świecie o każdym czasie.
Etap 2
Jak działa DocuSign®?
W DocuSign® zbieranie podpisów polega na wysłaniu kopert do określonych osób – podobnie, jak w przypadku papierowej umowy przekazywanej do podpisu przy pomocy kuriera. Najpierw trzeba przygotować dokument w formie elektronicznej, a następnie dodać załączniki i określić osoby, które mają złożyć podpisy.
Co wyróżnia DocuSign® na tle konkurencji? Przed wysłaniem koperty możesz określić miejsca, w których poszczególne osoby mają złożyć podpisy. Dzięki temu wiesz, kto występuje w imieniu wykonawcy, a kto w imieniu zamawiającego, najemcy lub wynajmującego.
Co to jest koperta w DocuSign®?
DocuSign® (jak również inne platformy, np. Autenti®) stosują model kopertowy w rozliczeniu z firmami. Dzięki temu firmy nie mają limitu użytkowników, a rozliczają się jedynie za liczbę transakcji lub inaczej mówiąc liczbę podpisanych umów.
Jedna koperta:
- może zawierać wiele dokumentów (np. plik umowy w Word, załącznik w Excel i wyciąg z KRS w PDF);
- może wskazywać wiele osób składających podpisy (można ustalić kolejność podpisywania oraz pozwolić, aby część osób mogła złożyć podpis równocześnie);
- może zawierać listę osób, które otrzymają kopię podpisanej umowy;
- może określać miejsca do złożenia podpisów (opcja niedostępna w Autenti®);
- może określać treść wiadomości email oraz język systemu dla osoby składającej podpis (opcja niedostępna w Autenti®).
Co to jest certyfikat DocuSign®?
DocuSign® dołącza certyfikat (summary.pdf) do każdej podpisanej koperty. Certyfikat zawiera informacje dodatkowe pozwalające zidentyfikować i potwierdzić tożsamość osób składających podpis lub otrzymujących kopię.
Certyfikat zawiera:
- dane osoby, która wysłała dokument do podpisania;
- dane każdej osoby składającej podpisy;
- dane każdej osoby, która otrzymała kopię;
Etap 3
Jak podpisać DocuSign®?
Jeżeli ktoś wysłał do Ciebie kopertę do podpisania, otrzymasz e‑mail od DocuSign®.
- Kliknij w przycisk Przejrzyj dokument, a system wyświetli umowę do podpisania bezpośrednio w przeglądarce internetowej.
- Zapoznaj się z dokumentem i we wskazanych miejscach (żółte prostokąty) wstaw swój podpis.
- Za pierwszym razem DocuSign® poprosi Cię o wybranie stylu podpisu elektronicznego – możesz wybrać jeden spośród dostępnych wzorów lub narysować swój własny.
- Kiedy to zrobisz, kliknij przycisk Zakończ. Dokument jest podpisany!
Etap 4
Jakie są funkcje w DocuSign®?
Kluczowe funkcje platformy DocuSign®:
- Wysyłanie wielu dokumentów do wielu osób w odpowiedniej kolejności w formie koperty;
- Szablony dokumentów (wzory);
- Formularze aktywne – uzupełnianie danych;
- Formularze PowerForms i WebForms – czyli inicjowanie podpisu przez Twojego klienta lub pracownika;
Etap 5
Czym jest, a czym nie jest DocuSign®?
DocuSign® służy do zbierania podpisów elektronicznie. Nie jest jednak systemem do elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) lub e‑teczką pracownika.
DocuSign® to uproszczone archiwum dokumentów: przechowuje tylko te dokumenty, które zostały podpisane w DocuSign®. W DocuSign® nie możesz przechowywać dokumentów podpisanych tradycyjnie, podpisem kwalifikowanym lub w innej platformie, np. Autenti®.
DocuSign® daje możliwości prostego uzupełniania danych, komentowania lub parafowania. Nie służy jednak do prowadzenia negocjacji w takiej formie, do jakiej jesteś obecnie przyzwyczajony (praca z dokumentem Word lub Excel).
Hatiroo® - system EOD z DocuSign®
Hatiroo® rozszerza możliwości DocuSign® o:
- Przygotowanie dokumentu, np. z firmowego wzoru z automatycznym uzupełnianiem danych kontrahenta pobrane z rządowej bazy danych,
- Opiniowanie z możliwością pracy równoczesnej na dokumencie dodawaniem komentarzy,
- Negocjacje z kontrahentem na wersji edytowalnej dokumentu,
- Akceptacja z zachowaniem odpowiedniej kolejności.
- Zbieranie podpisów – to załatwia DocuSign®
- Repozytorium – czyli elektroniczna archiwizacja
Sprawozdanie finansowe w DocuSign®?
W DocuSign® podpisany dokument to zawsze będzie PDF (PAdES). Nie można zatem użyć DocuSign® do sprawozdań finansowych, ponieważ potrzebujesz podpiać plik XML (XAdES). DocuSign® nie wspiera plików XML.
ePUAP lub mObywatel w DocuSign®?
DocuSign® nie jest zintegrowany z ePUAP i mObywatel, ponieważ może zintegrować się z tylko z podpisami elektronicznymi, które pozwalają na wykrycie podpisu elektronicznego z urządzenia, np. można użyć podpis kwalifikowany mSzafir lub Certum SimplySign. Niestety podpis osobisty (od niedawna podpis elektroniczny zaawansowany) wymaga zalogowania się do platformy ePUAP, co uniemożliwia DocuSign® wykrycie takiego podpisu.
Etap 6
Jak działa integracja z DocuSign®?
DocuSign® udostępnia API do integracji. Oznacza to, że każdy system może zintegrować się z DocuSign®. Zapytaj producenta oprogramowania, który chcesz używać, czy są gotowi do integracji z DocuSign®.
Zobacz pełną prezentację
Jeżeli chcesz skrócić swój czas w poszukiwaniu informacji, zachęcamy do obejrzenia całej prezentacji o DocuSign®. W skrócony sposób zobaczysz jak działa DocuSign®, poznasz wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych, dowiesz się więcej o funkcjach i integracjach oraz zrozumiesz, jak działa licencja DocuSign®.
