Czy DocuSign® jest zgodny z polskim prawem?

Tak, DocuSign® spełnia wymagania polskich ustaw oraz prawa europejskiego (rozporządzenie eIDAS). Umożliwia złożenie każdego rodzaju podpisu elektronicznego: standardowego (SES), zaawansowanego (AES) i kwalifikowanego (QES), które są uznawane zarówno w Polsce, jak i w całej Unii Europejskiej.

Jakie rodzaje podpisów elektronicznych obsługuje DocuSign® w Polsce?

DocuSign® obsługuje trzy rodzaje podpisów elektronicznych stosowanych w Polsce: standardowy (SES) – identyfikacja przez e-mail, dostępny w każdym pakiecie; zaawansowany (AES) – z dodatkowym kodem SMS i certyfikatem ATL, dostępny jako dodatek DS EU Advanced; kwalifikowany (QES) – z własnym certyfikatem lub dostarczany przez DocuSign (IDV lub IDNow), równoważny formie pisemnej.

Kiedy wymagany jest podpis kwalifikowany (QES) w DocuSign®?

Podpis kwalifikowany (QES) jest wymagany wszędzie tam, gdzie przepisy prawa nakładają obowiązek zachowania formy pisemnej: umowy o pracę, umowy o zakazie konkurencji, przeniesienie praw autorskich, licencje wyłączne, przetargi (zamówienia publiczne) oraz faktury w niektórych branżach (np. budownictwo). Podpis kwalifikowany jest jedynym rodzajem podpisu elektronicznego równoważnym podpisowi odręcznemu.

Czy można podpisać umowę o pracę przez DocuSign®?

Tak, umowę o pracę można podpisać przez DocuSign®, ale wymaga ona zachowania formy pisemnej. Pracodawca powinien użyć podpisu kwalifikowanego (QES), np. KIR Szafir lub Certum SimplySign. Po stronie pracownika zaleca się podpis QES IDV (jednorazowy podpis kwalifikowany), który jest kilkukrotnie tańszy od tradycyjnego certyfikatu kwalifikowanego. W przypadku umowy bez zakazu konkurencji i bez przeniesienia praw autorskich pracownik może zastosować SES lub AES.

Czym różni się QES IDnow od własnego certyfikatu kwalifikowanego w DocuSign®?

QES IDnow to opcja, w której DocuSign® sam wystawia certyfikat kwalifikowany poprzez wideoweryfikację tożsamości – osoba podpisująca nie musi posiadać własnego certyfikatu. Jest tańszy niż tradycyjne polskie certyfikaty (np. KIR Szafir), działa na każdym urządzeniu z kamerą i po pierwszej weryfikacji kolejne podpisy wymagają jedynie logowania do konta IDnow. Własny certyfikat kwalifikowany to opcja dla osób, które już posiadają certyfikat polskiego dostawcy (KIR, Certum, PWPW Sigillum).

Jakie polskie certyfikaty kwalifikowane obsługuje DocuSign®?

DocuSign® obsługuje następujące polskie certyfikaty kwalifikowane: KIR Szafir, KIR mSzafir, Certum SimplySign (Asseco), Certum Mini (Asseco), Certum Standard (Asseco), PWPW Sigillum oraz inne certyfikaty zgodne z eIDAS. Dzięki temu firmy, których pracownicy posiadają już certyfikaty kwalifikowane, mogą od razu korzystać z DocuSign® bez dodatkowych kosztów po stronie podpisujących.

Czy DocuSign® można użyć do podpisywania sprawozdań finansowych lub faktur?

DocuSign® nie obsługuje podpisywania plików XML (XADES), dlatego nie można nim podpisywać sprawozdań finansowych składanych do KRS. Faktury co do zasady nie wymagają w Polsce podpisu, jednak w niektórych branżach (np. budownictwo, GDDKiA) istnieje wymóg podpisu kwalifikowanego – w takim przypadku DocuSign® z QES jest odpowiednim narzędziem.

Czym różni się forma dokumentowa od formy pisemnej w kontekście DocuSign®?

Forma dokumentowa, wprowadzona w Polsce w 2016 roku, pozwala na zawieranie umów z użyciem dowolnego podpisu elektronicznego (SES, AES lub QES) i obejmuje ok. 90% wszystkich umów. Forma pisemna jest równoważna podpisowi odręcznemu i wymaga wyłącznie podpisu kwalifikowanego (QES). Wybór formy zależy od przepisów regulujących dany typ dokumentu lub od zapisów samej umowy – dlatego zawsze warto zweryfikować wymagania z prawnikiem.

DocuSign^® a polskie prawo

DocuSign^® spełnia wymagania polskich ustaw oraz prawa europejskiego (eIDAS). Umożliwia złożenie każdego rodzaju podpisu elektronicznego. W Polsce wykorzystujemy 3 rodzaje podpisów elektronicznych:

standardowy (SES),
zaawansowany (AES),
kwalifikowany (QES).

W zależności od rodzaju dokumentu oraz zapisów w nich istniejących należy użyć innego rodzaju podpisu. Sprawdź nasze rekomendacje.

DocuSign^®
Zrozum i zastosuj

Forma dokumentowa w DocuSign^®

Forma dokumentowa została wprowadzona w polskim prawie w 2016 roku. Pozwala ona na składanie oświadczeń woli (np. zawieranie umów) w uproszczony sposób, np. przez zastosowanie dowolnego rodzaju podpisu elektronicznego. Obecnie 90% wszystkich umów może być zawartych właśnie w tej formie.

Więcej w ustawie (Dział III)

Kliknij, aby przejść do treści ustawy

Standardowy podpis elektroniczny

(ang. Standard Electronic Signature SES)

Klasyczny podpis elektroniczny dostępny w ramach każdego pakietu oferowanego przez DocuSign^® (ang. DS Electronic). Osoba składająca podpis jest identyfikowana przez e-mail. Zalecamy wysyłanie dokumentów na e-mail imienny i unikanie ogólnych adresów mailowych „na biuro”.

Przetestuj podpis standardowy (SES)

Kliknij, aby przejść do systemu DocuSign^® i podpisać testowy dokument

Pobierz przykładowy podpisany dokument

Pobierz przykładowy certyfikat

W standardowej licencji DocuSign^®

U partnera DocuSign^® lub bezpośrednio od DocuSign^®

Zaawansowany podpis elektroniczny

(ang. Advanced Electronic Signature AES)

Podpis elektroniczny o zwiększonym bezpieczeństwie podczas identyfikacji osoby. Względem podpisu SES wprowadza dodatkowe zabezpieczenie kodem SMS. Również sam dokument zawiera dodatkowy certyfikat zaawansowany Approved Trust List (widoczny np. w Adobe Reader w panelu Podpis).

Przetestuj podpis zaawansowany (AES)

Kliknij, aby przejść do systemu DocuSign^® i podpisać testowy dokument

Pobierz przykładowy podpisany dokument

Pobierz przykładowy certyfikat

Dodatek do DocuSign^®

Tylko u partnera DocuSign^®

Licencja: Business PRO lub Enterprise PRO dla firm

Dodatek: DS EU Advanced

Forma pisemna w DocuSign^®

Forma pisemna zarówno w Polsce jak i w całej Unii Europejskiej jest równoznaczna z tradycyjnym podpisem odręcznym na papierze. W podpisach elektronicznych formę pisemną reprezentuje tylko podpis kwalifikowany (inaczej certyfikat kwalifikowany). Niektóre przepisy określają wymóg stosowania formy pisemnej, np. w przypadku umowy o pracę, przekazania praw autorskich, zakazu konkurencji lub przetargów. Niektóre umowy mogą również wymagać zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności (uwaga na takie zapisy, czasem warto je negocjować i zmieniać).

Nie możesz użyć DocuSign^® do podpisania plików XML (XADES), np. sprawozdań finansowych.

Więcej w ustawie (Ustawa o podpisie elektronicznym)

Kliknij, aby przejść do treści ustawy

Certyfikat kwalifikowany własny

(ang. Qualified Electronic Signature QES)

DocuSign^® umożliwia złożenie podpisu kwalifikowanego poprzez użycie własnego certyfikatu kwalifikowanego. Wykorzystanie tego rodzaju podpisu dostępne jest wraz z dowolnym pakietem, ale jako opcja dodatkowo płatna. Ten dodatek to opcja najczęściej wybierana przez naszych klientów.

Wspiera polskie certyfikaty kwalifikowane

KIR Szafir
KIR mSzafir
Certum Simply Sign (Asseco)
Certum Mini (Asseco)
Certum Standard (Asseco)
PWPW Sigillum
i inne

Przetestuj podpis kwalifikowany (QES)

Kliknij, aby przejść do systemu DocuSign^® i podpisać testowy dokument

Pobierz przykładowy podpisany dokument

Pobierz przykładowy certyfikat

Dodatek do DocuSign^®

Tylko u partnera DocuSign^®

Licencja: Standard, Business PRO lub Enterprise PRO

Dodatek:

DS Express w wersji Standard,
DS EU Advanced w Business PRO lub Enterprise PRO

Opcja (w cenie dodatku):

Podpis kwalifikowany (UE) z certyfikatem przechowywanym po stronie podpisującego – aktualizacja 2023
Certyfikat kwalifikowany UE (ang. Signer Held EU Qualified)

Wymagania systemowe

Uwaga, sprawdź ograniczenia techniczne

System Windows + przeglądarka Chrome lub Edge
Komputer Apple® Macintosh + przeglądarka Chrome. Ten model nie wspiera tabletów i smartfonów.

Wideoweryfikacja IDnow

(ang. Qualified Electronic Signature - QES IDnow)

DocuSign^® jest również wystawcą kwalifikowanych certyfikatów elektronicznych. Warto skorzystać z tej opcji z kilku powodów:

Osoba składająca podpis wyrobi podpis kwalifikowany poprzez wideo-weryfikację za darmo
Certyfikat kwalifikowany jest 5 x tańszy niż tradycyjnie wydawany w Polsce (np. Szafir)
Ponowne użycie podpisu kwalifikowanego wymaga jedynie zalogowanie się do systemu IDNow.

Podpis kwalifikowany od DocuSign^®

Podpis ten jest w pełni zgodny z rozporządzeniem eIDAS i spełnia wymagania podpisów kwalifikowanych w ramach Unii Europejskiej.

Możesz stosować ten podpis tylko w obrębie DocuSign^®. Zawsze jako wynik złożenia podpisu otrzymasz PDF z podpisem elektronicznym (PADES).

Przetestuj podpis kwalifikowany (QES IDnow)

Kliknij, aby przejść do systemu DocuSign^® i podpisać testowy dokument

Sprawdź DocuSign® jako dostawcę QES

Kliknij, aby przejść do rządowej listy zaufanych dostawców podpisów kwalifikowanych w Unii Europejskiej

Dodatek do DocuSign^®

Tylko u partnera DocuSign^®

Licencja: Standard, Business PRO lub Enterprise PRO

Dodatek:

DS Express w wersji Standard,
DS EU Advanced w Business PRO lub Enterprise PRO

oraz

IDnow wallet

Opcja (płatne za każdą osobę):

Podpis kwalifikowany (UE) IDnow – aktualizacja 2023
IDNow – Kwalifikowane przez UE (ang. IDNow – EU Qualified)

Wymagania systemowe

Uwaga, sprawdź ograniczenia techniczne

Działa na każdym urządzeniu, np. Windows/Apple, telefon, tablet, komputer;
Urządzenie musi mieć kamerkę internetową. Czasem weryfikacja może wymagać instalacji aplikacji na telefon,
Za pierwszym razem – dokument tożsamości albo paszport oraz kamerka internetowa;
Każdy kolejny podpis – wystarczy zalogować się do swojego podpisu w IDnow.

Jaki rodzaj podpisu zastosować w DocuSign^®?

Poniższa tabelka pozwoli Ci łatwo określić, jaki rodzaj podpisu elektronicznego powinno się zastosować do konkretnego rodzaju umowy. Wszędzie tam, gdzie wpisane jest „Dowolny podpis”, możesz mieszać rodzaje podpisów, np. jedna strona podpisze się podpisem zaawansowanym a druga kwalifikowanym.

Uwaga

Nie możesz wgrać częściowo podpisanego dokumentu do DocuSign^® i kontynuować podpisywania. DocuSign^® zawsze dodaje swoje identyfikatory i certyfikaty do dokumentu, a każda zmiana dokumentu powoduje błędy w istniejących podpisach. Właśnie dlatego zawsze przeprowadzaj zbieranie podpisów kompleksowo wewnątrz DocuSign^®.

Wymaga weryfikacji z prawnikiem

Uwaga, poniższa tabela podana jest w celach orientacyjnych i nie może stanowić rekomendacji lub porady prawnej. Pamiętaj, aby zweryfikować swój przypadek z prawnikiem.

Tabela rekomendacji — Jaki podpis w DocuSign®?

Rodzaj umowy	Podpis po stronie Twojej firmy (jako pracodawca)	Podpis po stronie kontrahenta lub pracownika	Wymagania prawne i komentarz
Umowa ramowa o współpracy	Dowolny podpis★ Zalecane AES	Dowolny podpis★ Zalecane AES	Klasyczna umowa między dwoma firmami (również jednoosobowa działalność gospodarcza). Uwaga: nie mogą znaleźć się w niej zapisy o zakazie konkurencji lub przeniesieniu praw autorskich — będą nieskuteczne w formie dokumentowej. Zalecamy zawrzeć je osobną umową w formie pisemnej.
Umowa na projekt	Dowolny podpis★ Zalecane AES	Dowolny podpis★ Zalecane AES	Klasyczna umowa między dwoma firmami (również jednoosobowa działalność gospodarcza). Uwaga: zapisy o zakazie konkurencji lub przeniesieniu praw autorskich zalecamy zawrzeć osobną umową w formie pisemnej.
Umowa zlecenie	Dowolny podpis★ Zalecane AES	Dowolny podpis★ Zalecane AES	Klasyczna umowa między firmą (zleceniodawcą) a osobą fizyczną (zleceniobiorcą). Uwaga: zapisy o zakazie konkurencji lub przeniesieniu praw autorskich zalecamy zawrzeć osobną umową w formie pisemnej.
Umowa o dzieło	Dowolny podpis★ Zalecane AES	Dowolny podpis★ Zalecane AES	Klasyczna umowa między firmą a osobą fizyczną (wykonawcą dzieła, autorem). Uwaga: zapisy o zakazie konkurencji lub przeniesieniu praw autorskich zalecamy zawrzeć osobną umową w formie pisemnej.
Umowa o pracę	Kwalifikowany (QES / QES IDV)★ Zalecane QES	Dowolny podpis★ Zalecane QES IDV	Zalecamy formę pisemną — obie strony powinny zastosować podpis kwalifikowany. Pracodawca najczęściej dysponuje klasycznym QES (np. Szafir, SimplySign), stąd rekomendujemy QES. Aby ograniczyć koszty po stronie pracowników, zalecamy QES IDV (kilkukrotnie tańszy). Podpis kwalifikowany po stronie pracownika zalecamy przy zakazie konkurencji lub przekazaniu praw autorskich — w pozostałych przypadkach wystarczy SES lub AES z SMS.
Umowa o zakazie konkurencji	Kwalifikowany (QES / QES IDV)★ Zalecane QES	Kwalifikowany (QES / QES IDV)★ Zalecane QES IDV	Dodatkowe porozumienie między firmami (również działalność gospodarcza) lub między firmą a osobą fizyczną (np. pracownik).
Umowa o przeniesienie praw autorskich	Kwalifikowany (QES / QES IDV)★ Zalecane QES	Kwalifikowany (QES / QES IDV)★ Zalecane QES IDV	Dodatkowe porozumienie między firmami (również działalność gospodarcza) lub między firmą a osobą fizyczną (np. pracownik).
Umowa z autorem — licencja wyłączna	Kwalifikowany (QES / QES IDV)★ Zalecane QES	Kwalifikowany (QES / QES IDV)★ Zalecane QES IDV	Dodatkowe porozumienie między firmami (również działalność gospodarcza) lub między firmą a osobą fizyczną (np. pracownik).
Umowa z autorem — licencja niewyłączna	Dowolny podpis★ Zalecane AES	Dowolny podpis★ Zalecane AES	Dodatkowe porozumienie między firmami lub między firmą a osobą fizyczną (np. pracownik). Może być zawarte w umowie o dzieło lub umowie zlecenie.
Przetarg	Kwalifikowany (QES / QES IDnow)★ Zalecane QES	nie dotyczy	Wynika z uwarunkowania prawnego w Polsce.
Faktura	Kwalifikowany (QES / QES IDnow)★ Zalecane QES	nie dotyczy	W Polsce faktury nie wymagają podpisu. Jednak w branży budowlanej taki wymóg bywa narzucany przez urzędy, np. GDDKiA.
Pismo do banku	Kwalifikowany (QES / QES IDnow)★ Zalecane QES	nie dotyczy	Niektóre banki akceptują również standardowy podpis elektroniczny (SES).
Dokument wewnętrzny w firmie	Dowolny podpis★ Zalecane SES	nie dotyczy	Wynika z ogólnie przyjętej polityki firmy.
Umowa darowizny (dla fundacji)	Dowolny podpis★ Zalecane SES	Dowolny podpis★ Zalecane SES	Z wykluczeniem darowizny w formie nieruchomości — tu należy zastosować formę aktu notarialnego. Więcej w k.c. art. 890.

Materiały dodatkowe od DocuSign^®

Materiały dostępne są w języku angielskim.