DocuSign® a polskie prawo
DocuSign® spełnia wymagania polskich ustaw oraz prawa europejskiego (eIDAS). Umożliwia złożenie każdego rodzaju podpisu elektronicznego. W Polsce wykorzystujemy 3 rodzaje podpisów elektronicznych:
- standardowy (SES),
- zaawansowany (AES),
- kwalifikowany (QES).
W zależności od rodzaju dokumentu oraz zapisów w nich istniejących należy użyć innego rodzaju podpisu. Sprawdź nasze rekomendacje.
Forma dokumentowa w DocuSign®
Forma dokumentowa została wprowadzona w polskim prawie w 2016 roku. Pozwala ona na składanie oświadczeń woli (np. zawieranie umów) w uproszczony sposób, np. przez zastosowanie dowolnego rodzaju podpisu elektronicznego. Obecnie 90% wszystkich umów może być zawartych właśnie w tej formie.
Kliknij, aby przejść do treści ustawy
Standardowy podpis elektroniczny
(ang. Standard Electronic Signature SES)
Przetestuj podpis standardowy (SES)
Kliknij, aby przejść do systemu DocuSign® i podpisać testowy dokument
W standardowej licencji DocuSign®
U partnera DocuSign® lub bezpośrednio od DocuSign®
Zaawansowany podpis elektroniczny
(ang. Advanced Electronic Signature AES)
Przetestuj podpis zaawansowany (AES)
Kliknij, aby przejść do systemu DocuSign® i podpisać testowy dokument
Dodatek do DocuSign®
Tylko u partnera DocuSign®
Forma pisemna w DocuSign®
Forma pisemna zarówno w Polsce jak i w całej Unii Europejskiej jest równoznaczna z tradycyjnym podpisem odręcznym na papierze. W podpisach elektronicznych formę pisemną reprezentuje tylko podpis kwalifikowany (inaczej certyfikat kwalifikowany). Niektóre przepisy określają wymóg stosowania formy pisemnej, np. w przypadku umowy o pracę, przekazania praw autorskich, zakazu konkurencji lub przetargów. Niektóre umowy mogą również wymagać zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności (uwaga na takie zapisy, czasem warto je negocjować i zmieniać).
Kliknij, aby przejść do treści ustawy
Certyfikat kwalifikowany własny
(ang. Qualified Electronic Signature QES)
DocuSign® umożliwia złożenie podpisu kwalifikowanego poprzez użycie własnego certyfikatu kwalifikowanego. Wykorzystanie tego rodzaju podpisu dostępne jest wraz z dowolnym pakietem, ale jako opcja dodatkowo płatna. Ten dodatek to opcja najczęściej wybierana przez naszych klientów.
Wspiera polskie certyfikaty kwalifikowane
- KIR Szafir
- KIR mSzafir
- Certum Simply Sign (Asseco)
- Certum Mini (Asseco)
- Certum Standard (Asseco)
- PWPW Sigillum
- i inne
Przetestuj podpis kwalifikowany (QES)
Kliknij, aby przejść do systemu DocuSign® i podpisać testowy dokument
Dodatek do DocuSign®
Tylko u partnera DocuSign®
Licencja: Standard, Business PRO lub Enterprise PRO
- DS Express w wersji Standard,
- DS EU Advanced w Business PRO lub Enterprise PRO
- Podpis kwalifikowany (UE) z certyfikatem przechowywanym po stronie podpisującego – aktualizacja 2023
- Certyfikat kwalifikowany UE (ang. Signer Held EU Qualified)
Wymagania systemowe
Uwaga, sprawdź ograniczenia techniczne
- System Windows + przeglądarka Chrome lub Edge
- Komputer Apple® Macintosh + przeglądarka Chrome. Ten model nie wspiera tabletów i smarfonów.
Wideoweryfikacja IDnow
(ang. Qualified Electronic Signature - QES IDnow)
- Osoba składająca podpis wyrobi podpis kwalifikowany poprzez wideo-weryfikację za darmo
- Certyfikat kwalifikowany jest 5 x tańszy niż tradycyjnie wydawany w Polsce (np. Szafir)
- Ponowne użycie podpisu kwalifikowanego wymaga jedynie zalogowanie się do systemu IDNow.
Podpis kwalifikowany od DocuSign®
Przetestuj podpis kwalifikowany (QES IDnow)
Kliknij, aby przejść do systemu DocuSign® i podpisać testowy dokument
Sprawdź DocuSign® jako dostawcę QES
Kliknij, aby przejść do rządowej listy zaufanych dostawców podpisów kwalifikowanych w Unii Europejskiej
Dodatek do DocuSign®
Tylko u partnera DocuSign®
Licencja: Standard, Business PRO lub Enterprise PRO
- DS Express w wersji Standard,
- DS EU Advanced w Business PRO lub Enterprise PRO
- IDnow wallet
- Podpis kwalifikowany (UE) IDnow – aktualizacja 2023
- IDNow – Kwalifikowane przez UE (ang. IDNow – EU Qualified)
Wymagania systemowe
Uwaga, sprawdź ograniczenia techniczne
- Działa na każdym urządzeniu, np. Windows/Apple, telefon, tablet, komputer;
- Urządzenie musi mieć kamerkę internetową. Czasem weryfikacja może wymagać instalacji aplikacji na telefon,
- Za pierwszym razem – dokument tożsamości albo paszport oraz kamerka internetowa;
- Każdy kolejny podpis – wystarczy zalogować się do swojego podpisu w IDnow.
Jaki rodzaj podpisu zastosować w DocuSign®?
Poniższa tabelka pozwoli Ci łatwo określić, jaki rodzaj podpisu elektronicznego powinno się zastosować do konkretnego rodzaju umowy. Wszędzie tam, gdzie wpisane jest „Dowolny podpis”, możesz mieszać rodzaje podpisów, np. jedna strona podpisze się podpisem zaawansowanym a druga kwalifikowanym.
Uwaga
Nie możesz wgrać częściowo podpisanego dokumentu do DocuSign® i kontynuować podpisywania. DocuSign® zawsze dodaje swoje identyfikatory i certyfikaty do dokumentu, a każda zmiana dokumentu powoduje błędy w istniejących podpisach. Właśnie dlatego zawsze przeprowadzaj zbieranie podpisów kompleksowo wewnątrz DocuSign®.
Wymaga weryfikacji z prawnikiem
Uwaga, poniższa tabela podana jest w celach orientacyjnych i nie może stanowić rekomendacji lub porady prawnej. Pamiętaj, aby zweryfikować swój przypadek z prawnikiem.
Rodzaj umowy | Podpis po stronie Twojej firmy (jako pracodawca) | Podpis po stronie kontrahenta lub pracownika | Wymagania prawne i komentarz |
|---|---|---|---|
Umowa ramowa o współpracy | Dowolny podpis Zalecany: AES | Dowolny podpis Zalecany: AES | Klasyczna umowa między dwoma firmami (również jednoosobowa działalność gospodarcza).
Uwaga: w umowie nie mogą znaleźć się zapisy o zakazie konkurencji lub przeniesieniu praw autorskich, ponieważ zapisy te będą nieskuteczne w formie dokumentowej – to zalecamy zawrzeć osobną umową w formie pisemnej. |
Umowa na projekt | Dowolny podpis Zalecany: AES | Dowolny podpis Zalecany: AES | Klasyczna umowa między dwoma firmami (również jednoosobowa działalność gospodarcza).
Uwaga: w umowie nie mogą znaleźć się zapisy o zakazie konkurencji lub przeniesieniu praw autorskich, ponieważ zapisy te będą nieskuteczne w formie dokumentowej – to zalecamy zawrzeć osobną umową w formie pisemnej. |
Umowa zlecenie | Dowolny podpis Zalecany: AES | Dowolny podpis Zalecany: AES | Klasyczna umowa między firmą (zleceniodawcą) a osobą fizyczną (zleceniobiorcą)
Uwaga: w umowie nie mogą znaleźć się zapisy o zakazie konkurencji lub przeniesieniu praw autorskich, ponieważ zapisy te będą nieskuteczne w formie dokumentowej – to zalecamy zawrzeć osobną umową w formie pisemnej. |
Umowa o dzieło | Dowolny podpis Zalecany: AES | Dowolny podpis Zalecany: AES | Klasyczna umowa między firmą a osobą fizyczną (wykonawcą dzieła, autorem)
Uwaga: w umowie nie mogą znaleźć się zapisy o zakazie konkurencji lub przeniesieniu praw autorskich, ponieważ zapisy te będą nieskuteczne w formie dokumentowej – to zalecamy zawrzeć osobną umową w formie pisemnej. |
Umowa o pracę | Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDnow) Zalecany: QES | Dowolny podpis Zalecany: QES IDnow | Zalecamy zawrzeć umowę o pracę w formie pisemnej – obie strony powinny zastosować podpis kwalifikowany. Pracodawca najczęściej dysponuje klasycznym podpisem kwalifikowanym, np. Szafir, SimplySign, itd – stąd rekomendujemy opcję QES. Aby uniknąć dużych nakładów kosztowych na pracowników, zalecamy stosowanie QES IDNow, którego wydanie jest 5 x tańsze niż wyrobienie klasycznego podpisu kwalifikowanego. Nasza rekomendacja wynika z interpretacji niektórych urzędów oraz częstych zapisów odnośnie do zakazu konkurencji (które muszą mieć formę pisemną). Z kolei, według niektórych interpretacji prawnych, umowa o pracę może być podpisana przez pracownika w formie dokumentowej. Należy wtedy jednak pamiętać, że umowa o pracę nie może mieć zapisów o zakazie konkurencji, ponieważ będą one nieskuteczne. |
Umowa o zakazie konkurencji | Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDnow) Zalecany: QES | Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDnow) Zalecany: QES IDnow | Dodatkowe porozumienie między firmami (również działalność gospodarcza) lub między firmą a osobą fizyczną (np. pracownik). |
Umowa o przeniesienie praw autorskich | Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDnow) Zalecany: QES | Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDnow) Zalecany: QES IDnow | Dodatkowe porozumienie między firmami (również działalność gospodarcza) lub między firmą a osobą fizyczną (np. pracownik). |
Umowa z autorem – licencja wyłączna | Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDnow) Zalecany: QES | Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDnow) Zalecany: QES IDnow | Dodatkowe porozumienie między firmami (również działalność gospodarcza) lub między firmą a osobą fizyczną (np. pracownik). |
Umowa z autorem – licencja niewyłączna | Dowolny podpis Zalecany: AES | Dowolny podpis Zalecany: AES | Dodatkowe porozumienie między firmami (również działalność gospodarcza) lub między firmą a osobą fizyczną (np. pracownik).
Może być zawarte w umowie o dzieło lub umowie o zlecenie. |
Przetarg | Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDnow) Zalecany: QES | nie dotyczy | Wynika z uwarunkowania prawnego w Polsce. |
Faktura | Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDnow) Zalecany: QES | nie dotyczy | W Polsce faktury nie wymagają podpisu. Jednak w branży budowlanej taki wymóg jest narzucany przez odpowiednie urzędy np. GDDKiA. |
Pismo do banku | Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDnow) Zalecany: QES | nie dotyczy | Niektóre banki akceptują również podpis elektroniczny standardowy (SES). |
Dokument wewnętrzny w firmie | Dowolny podpis Zalecany: SES | nie dotyczy | Wynika to z ogólnie przyjętej polityki firmy |
Umowa darowizny (dla fundacji) | Dowolny podpis Zalecany: SES | Dowolny podpis Zalecany: SES | Z wykluczeniem darowizny w formie nieruchomości. Tu należy zastosować formę aktu notarialnego. Więcej w k.c.c. art. 890. |
Materiały dodatkowe od DocuSign®
Czy podpisy elektroniczne są bezpieczne?
Kliknij, aby przejść do materiałów na stronie DocuSign®
DocuSign® w Polsce
Kliknij, aby przejść do materiałów na stronie DocuSign®
RODO w DocuSign®
Kliknij, aby przejść do materiałów na stronie DocuSign®
Standard BCR w DocuSign® w odniesieniu do danych osobowych
Kliknij, aby przejść do materiałów na stronie DocuSign®
Zarządzanie danymi i prywatność w DocuSign®
Kliknij, aby przejść do materiałów na stronie DocuSign®