DocuSign^® a polskie prawo

DocuSign^® spełnia wymagania polskich ustaw oraz prawa europejskiego (eIDAS). Umożliwia złożenie każdego rodzaju podpisu elektronicznego. W Polsce wykorzystujemy 3 rodzaje podpisów elektronicznych:

standardowy (SES),
zaawansowany (AES),
kwalifikowany (QES).

W zależności od rodzaju dokumentu oraz zapisów w nich istniejących należy użyć innego rodzaju podpisu. Sprawdź nasze rekomendacje.

DocuSign^®: Zrozum i Zastosuj

Kliknij, aby zobaczyć pełną prezentację wideo

Forma dokumentowa w DocuSign^®

Forma dokumentowa została wprowadzona w polskim prawie w 2016 roku. Pozwala ona na składanie oświadczeń woli (np. zawieranie umów) w uproszczony sposób, np. przez zastosowanie dowolnego rodzaju podpisu elektronicznego. Obecnie 90% wszystkich umów może być zawartych właśnie w tej formie.

Więcej w ustawie (Dział III)

Kliknij, aby przejść do treści ustawy

Standardowy podpis elektroniczny

(ang. Standard Electronic Signature SES)

Klasyczny podpis elektroniczny dostępny w ramach każdego pakietu oferowanego przez DocuSign^® (ang. DS Electronic). Osoba składająca podpis jest identyfikowana przez e-mail. Zalecamy wysyłanie dokumentów na e-mail imienny i unikanie ogólnych adresów mailowych „na biuro”.

Przetestuj podpis standardowy (SES)

Kliknij, aby przejść do systemu DocuSign^® i podpisać testowy dokument

Pobierz przykładowy podpisany dokument

Pobierz przykładowy certyfikat

W standardowej licencji DocuSign^®

U partnera DocuSign^® lub bezpośrednio od DocuSign^®

Zaawansowany podpis elektroniczny

(ang. Advanced Electronic Signature AES)

Podpis elektroniczny o zwiększonym bezpieczeństwie podczas identyfikacji osoby. Względem podpisu SES wprowadza dodatkowe zabezpieczenie kodem SMS. Również sam dokument zawiera dodatkowy certyfikat zaawansowany Approved Trust List (widoczny np. w Adobe Reader w panelu Podpis).

Przetestuj podpis zaawansowany (AES)

Kliknij, aby przejść do systemu DocuSign^® i podpisać testowy dokument

Pobierz przykładowy podpisany dokument

Pobierz przykładowy certyfikat

Dodatek do DocuSign^®

Tylko u partnera DocuSign^®

Licencja: Business PRO lub Enterprise PRO dla firm

Dodatek: DS EU Advanced

Forma pisemna w DocuSign^®

Forma pisemna zarówno w Polsce jak i w całej Unii Europejskiej jest równoznaczna z tradycyjnym podpisem odręcznym na papierze. W podpisach elektronicznych formę pisemną reprezentuje tylko podpis kwalifikowany (inaczej certyfikat kwalifikowany). Niektóre przepisy określają wymóg stosowania formy pisemnej, np. w przypadku umowy o pracę, przekazania praw autorskich, zakazu konkurencji lub przetargów. Niektóre umowy mogą również wymagać zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności (uwaga na takie zapisy, czasem warto je negocjować i zmieniać).

Nie możesz użyć DocuSign^® do podpisania plików XML (XADES), np. sprawozdań finansowych.

Więcej w ustawie (Ustawa o podpisie elektronicznym)

Kliknij, aby przejść do treści ustawy

Certyfikat kwalifikowany własny

(ang. Qualified Electronic Signature QES)

DocuSign^® umożliwia złożenie podpisu kwalifikowanego poprzez użycie własnego certyfikatu kwalifikowanego. Wykorzystanie tego rodzaju podpisu dostępne jest wraz z dowolnym pakietem, ale jako opcja dodatkowo płatna. Ten dodatek to opcja najczęściej wybierana przez naszych klientów.

Wspiera polskie certyfikaty kwalifikowane

KIR Szafir
KIR mSzafir
Certum Simply Sign (Asseco)
Certum Mini (Asseco)
Certum Standard (Asseco)
PWPW Sigillum
i inne

Przetestuj podpis kwalifikowany (QES)

Kliknij, aby przejść do systemu DocuSign^® i podpisać testowy dokument

Pobierz przykładowy podpisany dokument

Pobierz przykładowy certyfikat

Dodatek do DocuSign^®

Tylko u partnera DocuSign^®

Licencja: Standard, Business PRO lub Enterprise PRO

Dodatek:

DS Express w wersji Standard,
DS EU Advanced w Business PRO lub Enterprise PRO

Opcja (w cenie dodatku):

Podpis kwalifikowany (UE) z certyfikatem przechowywanym po stronie podpisującego – aktualizacja 2023
Certyfikat kwalifikowany UE (ang. Signer Held EU Qualified)

Wymagania systemowe

Uwaga, sprawdź ograniczenia techniczne

System Windows + przeglądarka Chrome lub Edge
Komputer Apple® Macintosh + przeglądarka Chrome. Ten model nie wspiera tabletów i smarfonów.

Wideoweryfikacja IDnow

(ang. Qualified Electronic Signature - QES IDnow)

DocuSign^® jest również wystawcą kwalifikowanych certyfikatów elektronicznych. Warto skorzystać z tej opcji z kilku powodów:

Osoba składająca podpis wyrobi podpis kwalifikowany poprzez wideo-weryfikację za darmo
Certyfikat kwalifikowany jest 5 x tańszy niż tradycyjnie wydawany w Polsce (np. Szafir)
Ponowne użycie podpisu kwalifikowanego wymaga jedynie zalogowanie się do systemu IDNow.

Podpis kwalifikowany od DocuSign^®

Podpis ten jest w pełni zgodny z rozporządzeniem eIDAS i spełnia wymagania podpisów kwalifikowanych w ramach Unii Europejskiej.

Możesz stosować ten podpis tylko w obrębie DocuSign^®. Zawsze jako wynik złożenia podpisu otrzymasz PDF z podpisem elektronicznym (PADES).

Przetestuj podpis kwalifikowany (QES IDnow)

Kliknij, aby przejść do systemu DocuSign^® i podpisać testowy dokument

Sprawdź DocuSign® jako dostawcę QES

Kliknij, aby przejść do rządowej listy zaufanych dostawców podpisów kwalifikowanych w Unii Europejskiej

Dodatek do DocuSign^®

Tylko u partnera DocuSign^®

Licencja: Standard, Business PRO lub Enterprise PRO

Dodatek:

DS Express w wersji Standard,
DS EU Advanced w Business PRO lub Enterprise PRO

oraz

IDnow wallet

Opcja (płatne za każdą osobę):

Podpis kwalifikowany (UE) IDnow – aktualizacja 2023
IDNow – Kwalifikowane przez UE (ang. IDNow – EU Qualified)

Wymagania systemowe

Uwaga, sprawdź ograniczenia techniczne

Działa na każdym urządzeniu, np. Windows/Apple, telefon, tablet, komputer;
Urządzenie musi mieć kamerkę internetową. Czasem weryfikacja może wymagać instalacji aplikacji na telefon,
Za pierwszym razem – dokument tożsamości albo paszport oraz kamerka internetowa;
Każdy kolejny podpis – wystarczy zalogować się do swojego podpisu w IDnow.

Jaki rodzaj podpisu zastosować w DocuSign^®?

Poniższa tabelka pozwoli Ci łatwo określić, jaki rodzaj podpisu elektronicznego powinno się zastosować do konkretnego rodzaju umowy. Wszędzie tam, gdzie wpisane jest „Dowolny podpis”, możesz mieszać rodzaje podpisów, np. jedna strona podpisze się podpisem zaawansowanym a druga kwalifikowanym.

Uwaga

Nie możesz wgrać częściowo podpisanego dokumentu do DocuSign^® i kontynuować podpisywania. DocuSign^® zawsze dodaje swoje identyfikatory i certyfikaty do dokumentu, a każda zmiana dokumentu powoduje błędy w istniejących podpisach. Właśnie dlatego zawsze przeprowadzaj zbieranie podpisów kompleksowo wewnątrz DocuSign^®.

Wymaga weryfikacji z prawnikiem

Uwaga, poniższa tabela podana jest w celach orientacyjnych i nie może stanowić rekomendacji lub porady prawnej. Pamiętaj, aby zweryfikować swój przypadek z prawnikiem.

Rodzaj umowy

Podpis po stronie Twojej firmy
(jako pracodawca)

Podpis po stronie kontrahenta lub pracownika

Wymagania prawne i komentarz

Umowa ramowa o współpracy

Dowolny podpis
Zalecany: AES

Klasyczna umowa między dwoma firmami (również jednoosobowa działalność gospodarcza). Uwaga: w umowie nie mogą znaleźć się zapisy o zakazie konkurencji lub przeniesieniu praw autorskich, ponieważ zapisy te będą nieskuteczne w formie dokumentowej – to zalecamy zawrzeć osobną umową w formie pisemnej.

Umowa na projekt

Dowolny podpis
Zalecany: AES

Umowa zlecenie

Dowolny podpis
Zalecany: AES

Klasyczna umowa między firmą (zleceniodawcą) a osobą fizyczną (zleceniobiorcą) Uwaga: w umowie nie mogą znaleźć się zapisy o zakazie konkurencji lub przeniesieniu praw autorskich, ponieważ zapisy te będą nieskuteczne w formie dokumentowej – to zalecamy zawrzeć osobną umową w formie pisemnej.

Umowa o dzieło

Dowolny podpis
Zalecany: AES

Klasyczna umowa między firmą a osobą fizyczną (wykonawcą dzieła, autorem) Uwaga: w umowie nie mogą znaleźć się zapisy o zakazie konkurencji lub przeniesieniu praw autorskich, ponieważ zapisy te będą nieskuteczne w formie dokumentowej – to zalecamy zawrzeć osobną umową w formie pisemnej.

Umowa o pracę

Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDV)
Zalecany: QES

Dowolny podpis
Zalecany: QES IDV

Zalecamy zawrzeć umowę o pracę w formie pisemnej – obie strony powinny zastosować podpis kwalifikowany. Pracodawca najczęściej dysponuje klasycznym podpisem kwalifikowanym, np. Szafir, SimplySign, itd – stąd rekomendujemy opcję QES. Aby uniknąć dużych nakładów kosztowych na pracowników, zalecamy stosowanie QES IDV, którego wydanie jest kilkurotnie tańsze niż wyrobienie klasycznego podpisu kwalifikowanego.
Zalecamy stosowanie podpisu kwalifikowanego po stronie pracownika w przypadku, gdy podpisujesz umowę z zakazem konkurencji lub umowę cywilnoprawną z przekazaniem praw autorskich. W pozostałych przypadkach pracownik może zastosować Standrdowy Podpis Elektroniczny (SES) lub Zaawansowany Podpis Elektroniczny (AES) z dodatkową weryfikacją SMS kodem.

Umowa o zakazie konkurencji

Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDV)
Zalecany: QES

Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDV)
Zalecany: QES IDV

Dodatkowe porozumienie między firmami (również działalność gospodarcza) lub między firmą a osobą fizyczną (np. pracownik).

Umowa o przeniesienie praw autorskich

Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDV)
Zalecany: QES

Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDV)
Zalecany: QES IDV

Dodatkowe porozumienie między firmami (również działalność gospodarcza) lub między firmą a osobą fizyczną (np. pracownik).

Umowa z autorem – licencja wyłączna

Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDV)
Zalecany: QES

Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDV)
Zalecany: QES IDV

Dodatkowe porozumienie między firmami (również działalność gospodarcza) lub między firmą a osobą fizyczną (np. pracownik).

Umowa z autorem – licencja niewyłączna

Dowolny podpis
Zalecany: AES

Dodatkowe porozumienie między firmami (również działalność gospodarcza) lub między firmą a osobą fizyczną (np. pracownik). Może być zawarte w umowie o dzieło lub umowie o zlecenie.

Przetarg

Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDnow)
Zalecany: QES

nie dotyczy

Wynika z uwarunkowania prawnego w Polsce.

Faktura

Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDnow)
Zalecany: QES

nie dotyczy

W Polsce faktury nie wymagają podpisu. Jednak w branży budowlanej taki wymóg jest narzucany przez odpowiednie urzędy np. GDDKiA.

Pismo do banku

Podpis kwalifikowany (QES lub QES IDnow)
Zalecany: QES

nie dotyczy

Niektóre banki akceptują również podpis elektroniczny standardowy (SES).

Dokument wewnętrzny w firmie

Dowolny podpis
Zalecany: SES

nie dotyczy

Wynika to z ogólnie przyjętej polityki firmy

Umowa darowizny (dla fundacji)

Dowolny podpis
Zalecany: SES

Z wykluczeniem darowizny w formie nieruchomości. Tu należy zastosować formę aktu notarialnego. Więcej w k.c.c. art. 890.

Materiały dodatkowe od DocuSign^®

Materiały dostępne są w języku angielskim.