Jakie są funkcje DocuSign®?
Bezpłatny kurs online - "Samouczek DocuSign®" - etap: 4 z 6
Kluczowa funkcja w DocuSign® to wysyłanie koperty. Omówiliśmy to szerzej w tym miejscu.
W tym miejscu omówimy szczegółowo zagadnienia dotyczące:
- Elektroniczne archiwum dokumentów (e‑archiwum),
- Szablony dokumentów (firmowe wzory),
- Formularze aktywne (uzupełnianie danych),
- PowerForms i WebForms (formularze na stronę www lub intranet).
DocuSign®: Zrozum i Zastosuj
Autor: Krzysztof Rosół | © 2025
Elektroniczne archiwum dokumentów
DocuSign® to Twoja firmowa chmura dokumentów. Dokumenty przechowywane są na serwerach DocuSign®. Archiwum zogranizowane jest względem poszczególnych osób, które uczestniczyły w procesie elektronicznego obiegu dokumentów. Dokumenty można przeglądać względem otrzymanych, wysłanych i roboczych. Można również filtrować względem dat, tytułu lub opisu na dokumencie. DocuSign® będą tylko te dokumenty, które zostały podpisane w DocuSign®. Nie wgrasz tutaj innych dokumentów.
Dane są przechowywane na serwerach w Europie o ile zamówiłeś licencję w Europie (np. HURO – polskiego partnera). Możesz to sprawdzić w powiadomieniach e‑mail od DocuSign®. Jeżeli zaczyna się od „eu”, to znaczy, że serwery są we Frankfurcie.
Jak działa e-archiwum?
Dokumenty w e-archiwum widoczne są dla osób, które uczestniczyły w procesie zbierania podpisu. Czyli będziesz widzieć daną kopertę, jeżeli:
- Wysłałeś kopertę do podpisania,
- Podpisywałeś lub paraforwałeś dokument,
- Otrzmałeś kopię dokumentu, bo byłeś do wiadomości,
- Administrator udzielił Ci dostępu do kopert innej osoby.
Dostęp do dokumentów masz tak długo, jak długo aktywne jest Twoje konto. Jeżeli nie opłaciłeś licencji, Twoje konto może zostać zablokowane przez DocuSign® i po jakimś czasie nawet usunięte.
Jak można rozszerzyć archiwum?
Archiwum dokumentów w DocuSign® wygląda tak samo, niezależnie od wyboru pakietu. Rozważ wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, który rozszerzy możliwości archiwum, np. o możliwość przechowywania dokumentów na Waszych serwerach firmowych. Przykładem takiego systemu jest Hatiroo® – system do elektronicznego obiegu dokumentów z elektronicznym archiwum, który zintegrowany jest z DocuSign®.
Szablony dokumentów (firmowe wzory)
DocuSign® pozwala na korzystanie z firmowych wzorów dokumentów. Możesz przygotować szablony, w których:
- Wgrasz domyślne dokumenty (Word, Excel, PDF),
- Określisz listę osób, która będzie się podpisywać po Waszej stronie zawsze (np. parafki, podpisy),
- Określisz listę osób i ról, które trzeba uzupełnić podczas użycia takiego szablonu,
- Wskażesz miejsca na podpisy dla każdej osoby i roli, która później zostanie uzupełniona,
- Określisz domyślne wiadomości e‑mail,
- Określisz przypomnienia o konieczności złożenia popdisu i termin wygasania koperty.
Wzory dokumentów przygotowują osoby, które mają do tego odpowiednie uprawnienia. Przygotowane wzory mogą udostępnić innym osobom. Aby skorzystać z firmowego szablonu wystarczy przejść w menu do zakładki Szablony i wybrać własny szablon lub udostępniony.
Jak działają szablony?
Szablony w DocuSign® pozwalają na stosowanie gotowych wzorów umów (np. umowa NDA) wraz z możliwością uzupełniania danych tekstowych (np. dane kontrahenta).
Szablony w DocuSign® możesz wykorzystywać również jako narzędzie, które automatycznie uzupełni Ci osoby, etykiety na podpisy i powiadomienia e‑mail, a sam dokument będziesz podmieniać przed wysłaniem dokumentu. Dzięki funkcji zastąp, możesz podmienić wzór dokumentu na uzupełniony dokument.
Jak można rozszerzyć szablony?
W DocuSign® eSignature platform nie ma możliwości negocjowania umów, analogicznie jak jesteś do tego przyzwyczajony (np. plik Word w trybie śledzenia zmian).
W DocuSign® nie można też zrobić automatycznego uzupełniania danych kontrahenta na podstawie danych z rządowych baz danych.
Takie możliwości ma system Hatiroo® do elektronicznego obiegu dokumentów. W tym systemie pracujesz najpierw na dokumentach Word. Je przsyłasz do negocjacji kontrahentowi, a dopiero później podpisujesz w DocuSign®. Ponadto Hatiroo® potrafi generować dokumenty Word z Waszych firmowych wzorów w formacie Word (.docx) i uzupełniać dane automatycznie. Dzięki integracji z rządowymi bazami danych (GUS, VIES, NBP) potrafi pobierać aktualne dane kontrahentów i walut.
Formularze aktywne
W DocuSign® przed złożeniem podpisu, możesz poprosić daną osobę o uzupełnienie danych, np. w umowie o zachowaniu poufności (NDA) chcesz, aby kontrahent sam uzupełnił dane swojej firmy w preambule umowy.
Formularze aktywne można z powodzeniem stosować do zamówień lub protokołów odbioru. Można dodać pola wyboru, np. pakietu, pola opisowe (wiele linii tekstu).
Jak działają formularze aktywne?
Formularze aktywne można włączyć zarówno przy wysyłaniu koperty, jak i przy wzorach dokumentów. Po prostu, jak będziesz w miejscu gdzie ustawiasz miejsca na podpisy, możesz przeciągnąć również pole tekstowe i przypisać je do danej osoby, aby ta je uzupełniła.
Jak można rozszerzyć formularze aktywne?
W pakiecie Standard możesz stosować pola tekstowe opcjonalne i wymagane. W wersji Business PRO lub Enterprise PRO można stosować dodatkowe rodzaje pól, np. pole wyboru (radio button), lista rozwijana (combo box), zaznaczanie opcji (check box). Są to funkcje, które pozwalają na przygotowanie zaawansowanych szablonów dokumentów, np. dla zamówień. Ponadto te dwa pakiety dają możliwość włączenia walidacji pól, np. w tym polu trzeba podać 11 cyfr (np. numer PESEL).
PowerForms i WebForms
PowerForms i WebForms to po prostu szablon, który jest dostępny online (np. na Waszej stronie www) dla Twojego klienta lub pracownika (np. w Waszym intranecie). Możesz je zastosować do wszelkiego rodzaju wniosków lub oświadczeń.
PowerForms inicjowany jest przez 1 osobę, która dostaje dostęp do dokumentu i kontunuuje już pracę z dokumentem.
WebForms to formularz, który po uzupełnieniu generuje dokument dla Waszego klienta lub kontrahenta. Tu uzupełnia się tylko dane i nie patrzy się na dokument.
Jak działają PowerForms i WebForms?
Jeżeli chcesz przygotować formularz dla swojego pracownika, np. jakiś rodzaj wniosku, możesz skorzystać z funkcji Szablony, a następnie do tego szablonu wygenerować PowerForms.
PowerForms wygeneruje dla Ciebie link, który później możesz osadzić na swojej stronie. Tak, jak zrobiliśmy to my poniżej.
Jak można rozszerzyć PowerForms i WebForms?
W pakiecie Standard PowerForms i WebForms są niedostępne. Dopiero w wersji Business PRO lub Enterprise PRO można stosować PowerForms i WebForms.
Zobacz pełną prezentację
Jeżeli chcesz skrócić swój czas w poszukiwaniu informacji, zachęcamy do obejrzenia całej prezentacji o DocuSign®. W skrócony sposób zobaczysz jak działa DocuSign®, poznasz wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych, dowiesz się więcej o funkcjach i integracjach oraz zrozumiesz, jak działa licencja DocuSign®.
