DocuSign® to platforma do zbierania podpisów elektronicznie. Każdy dokument, gdy jest podpisywany, opatrywany jest certyfikatem, który potwierdza poprawne złożenia podpisu elektronicznego.
DocuSign® pozwala na wysłanie wielu dokumentów jednocześnie do wielu osób. Każdy podpis będzie widoczny na dokumencie.
Jeśli chcesz wysłać dokument w DocuSign® musisz posiadać licencję i konto w DocuSign®. Wysłanie dokumentu w DocuSign® można również nazwać wysłaniem koperty. Co możesz zrobić z taką elektroniczną kopertą?
Kiedy koperta będzie gotowa, wystarczy, że klikniesz Wyślij, a system rozpocznie proces zbierania podpisów.
Pamiętaj, że w DocuSign® kilka osób może składać podpisy w tym samym czasie. Zalecamy, aby osoby uprawnione do podpisu podzielić na grupy, których członkowie mogą podpisywać dokument równocześnie. Przykład?
Pamiętaj, że w DocuSign® kilka osób może składać podpisy w tym samym czasie. Zalecamy, aby osoby uprawnione do podpisu podzielić na grupy, których członkowie mogą podpisywać dokument równocześnie. Przykład?
[1] Parafka od prawnika
[1] Parafka od właściciela dokumentu
[2] Podpis członka zarządu
[2] Podpis drugiego członka zarządu
[3] Podpis wiceprezesa Twojego kontrahenta
[4] Podpis prezesa Twojego kontrahenta
[5] Wysyłka kopii podpisanego dokumentu do księgowości
Zwróć uwagę na to, że kolejność jest powtórzona. Oznacza, to, że te osoby w poszczególnych grupach mogą złożyć podpis w dowolnym, wygodnym dla nich czasie. Nie muszą na siebie czekać, dzięki czemu proces jest zdecydowanie szybszy.
DocuSign® wyśle zaproszenie do podpisania dokumentu osobom, które zostały wskazane jako pierwsze do podpisania. Następnie, jeżeli te osoby złożą podpis, system wyśle zaproszenia do kolejnych osób. Jeżeli ktoś ociąga się z podpisaniem dokumentu, DocuSign® wyśle automatycznie przypomnienie.
Jeżeli jesteś w trakcie zbierania podpisów, możesz jeszcze dokonać niewielkich zmian w procesie: „Skoryguj”.
Możesz również sam w każdej chwili wycofać dokument: „Wycofaj”.
Każda osoba, która została poproszona o złożenie podpisu, otrzyma e‑mail oraz powiadomienie w aplikacji mobilnej (opcjonalnie, jeżeli ktoś korzysta z aplikacji). W wiadomości e‑mail zawarty jest zawsze duży przycisk „Przejrzyj dokument”.
Po kliknięciu przycisku otworzy się przeglądarka (system tak samo działa na tablecie i telefonie).
Kliknij „Start” (przycisk po lewej), a system przekieruje Cię do miejsca, gdzie masz złożyć podpis,
W miejscu podpisu zobaczysz żółty kafelek, który powinieneś kliknąć. Spowoduje to dodanie tam podpisu elektronicznego i przesunięcie dokumentu do kolejnego miejsca do podpisania, które również oznaczone jest żółtym kafelkiem.
Kliknij „Zakończ” albo „Kontynuuj” w zależności od rodzaju podpisu, jaki masz złożyć.
Jeżeli podpisujesz się pierwszy raz:
Na samym początku, po otwarciu dokumentu w przeglądarce, DocuSign® poprosi o akceptację możliwości złożenia podpis elektronicznego (działa to analogicznie jak akceptacja ciasteczek).
DocuSign® poprosi o Cię o wybranie wzoru podpisu elektronicznego. Masz trzy możliwości:
Możesz narysować swój podpis, najlepiej na telefonie lub tablecie.
Możesz wybrać jeden z dostępnych stylów, najlepiej na komputerze.
Możesz wgrać swój podpis (np. podpis + pieczątka).
Po podpisaniu dokumentu DocuSign® może zaproponować Ci założenie darmowego konta (jeżeli jeszcze go nie masz), które posłuży Ci jako elektroniczne archiwum podpisanych przez Ciebie dokumentów.
Jeżeli zobaczysz żółty przycisk „Kontynuuj„, oznacza to, że musisz złożyć podpis zaawansowany albo kwalifikowany.
O rodzaju wymaganego podpisu (standardowy, zaawansowany, kwalifikowany) decyduje osoba, która wysłała dokument do podpisania.
Stosowanie podpisu zaawansowanego zaczyna się od kliknięcia w przycisk „Kontynuuj„. DocuSign® pokaże okienko, w którym musisz podać kod z SMS (kod może też ustalić osoba wysyłająca dokument). Wpisz kod i kliknij „Zakończ„.
Składanie podpisu kwalifikowanego zaczyna się od kliknięcia w przycisk „Kontynuuj„.
np. Certum SimplySign, KIR Szafir, PWPW Sigillum, itd.
System poprosi o aktywację certyfikatu kwalifikowanego (np. włożenie karty, sticka lub aktywowanie programu podpisu chmurowego), a następnie odczyta certyfikat kwalifikowany z Twojego urządzenia. Ostatni krok to podanie kodu PIN do Twojego certyfikatu.
wideoweryfikacja IDV
System poprosi o podanie danych niezbędnych do założenia certyfikatu kwalifikowanego. Konieczne będzie podanie danych z dowodu osobistego lub innego dokumentu. Następnie przejdziesz do wideoweryfikacji: pokaż do kamerki twarz oraz swój dowód osobisty lub paszport. We wszystkich przypadkach otrzymasz wskazówki dotyczące kolejnych kroków. Po poprawnie wykonanej weryfikacji otrzymasz dostęp do dokumentu.
DocuSign® zarchiwizuje bezpiecznie dokument w chmurze, na serwerach w Unii Europejskiej. Kolejnym krokiem będzie rozesłanie podpisanego dokumentu do wszystkich osób uczestniczących w procesie zbierania podpisów. Każda osoba może dostać podpisane dokumenty oraz certyfikat (w zależności od ustawień) w załączniku e‑mail.
Każda osoba (również Twój kontrahent) może dostać się do podpisanego dokumentu albo poprzez e‑mail, albo poprzez konto w DocuSign® (jeżeli to konto założyła).
Jeżeli masz konto w systemie DocuSign® przejdź do zakładki Zarządzaj. Zobaczysz wszystkie dokumenty poukładane podobnie jak w skrzynce e‑mail, czyli podzielone na wysłane, odebrane, zarchiwizowane, itd.
DocuSign® pozwala na drobne korekty koperty w trakcie trwania procesu zbierania podpisów. Zwykle można:
poprawić błędny adres e‑mail tych osób, które nie złożyły jeszcze podpisu,
dodać nową osobę i wskazać miejsca do złożenia podpisu,
usunąć osobę, która jeszcze nie złożyła podpisu.
Zalecamy ostrożne korzystanie z korekty koperty DocuSign®, ponieważ może to spowodować błędy w procesie zbierana podpisów (np. ktoś nie otrzyma maila).
Jeżeli ktoś już złożył podpis, nie można dodać ani podmienić dokumentów. Analogicznie, kiedy kurier odjedzie z dokumentami, nie możesz już nic dokładać do koperty ani tym bardziej wyjmować i wymieniać kartek.
DocuSign® przerwie proces zbierania podpisów i wyśle powiadomienie e‑mail o odrzuceniu do osoby zlecającej dokument do podpisania. Jeżeli DocuSign® oczekuje na podpis drugiej osoby, która ma podpisywać się w tym samym czasie, również ta druga osoba otrzyma powiadomienie o odrzuceniu. Oczywiście zlecający podpisy również otrzyma potwierdzenie e‑mail.
Odrzucony dokument nie może być przywrócony i nie można kontynuować zbierania na nim podpisów.
Kliknij, aby przejść do DocuSign® i podpisać testowy dokument. Po podpisaniu otrzymasz email z podpisanym PDF oraz certyfikatem.
Oczywiście, że możesz. Dokument zostanie wycofany, a osoby które ostatnio zostały poproszone o podpis otrzymają powiadomienie e‑mail, że koperta została wycofana.
Anulowana koperta w DocuSign® nie wraca do puli kopert, a dalej traktowana jest jako użyta.
Jeżeli ktoś poprosił Cię o złożenie podpisu, oznacza to, że możesz podpisać dokument za darmo. Również po podpisaniu dokumentu możesz bezpłatnie założyć konto. Jest to ogólnie przyjęta praktyka w systemach do podpisów elektronicznych.
Jeżeli chcesz wysyłać dokument, aby na nim zebrać podpisy, musisz opłacić licencję DocuSign®. Jeżeli wymagasz od swoich odbiorców złożenia podpisu kwalifikowanego lub zaawansowanego musisz dopłacić do rozszerzenia licencji.
Jeżeli chcesz skrócić swój czas w poszukiwaniu informacji, zachęcamy do obejrzenia całej prezentacji o DocuSign®. W skrócony sposób zobaczysz jak działa DocuSign®, poznasz wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych, dowiesz się więcej o funkcjach i integracjach oraz zrozumiesz, jak działa licencja DocuSign®.
Jeżeli jesteś zainteresowany wdrożeniem podpisu elektronicznego DocuSign® lub potrzebujesz szkoleń, opisz swoją sytuację, a my dobierzemy najlepsze możliwe rozwiązanie.
W zależności od Twojej sytuacji:
podeślemy bezpłatne materiały edukacyjne,
zarekomendujemy pakiety szkoleń lub konsultacji,
wygenerujemy ofertę handlową,
pomożemy z zamówieniem licencji.
🍪 Używamy cookie, do analizy ruchu i funkcji strony.
🍪 Używamy plików cookie, żeby ta strona była wygodna i działała tak, jak powinna.
Ciasteczka pomagają
nam zrozumieć, co na niej klikasz, co Cię interesuje, a co kompletnie nie ma sensu.
Nie przekazujemy
Twoich danych do innych firm i nie wyświetlamy reklam.
Zaakceptuj wszystkie, a pomożesz nam dostarczać
jeszcze lepsze treści dla Ciebie. Dziękujemy! 🙌
