Czym jest, a czym nie jest DocuSign®?
Bezpłatny kurs online - "Samouczek DocuSign®" - etap: 5 z 6
DocuSign® to narzędzie do zbierania podpisów elektronicznie. Korzysta z niego miliony użytkowników na całym świecie (różnych języków i narodowości). Dlatego system ten ma być prosty w obsłudze. Nie może mieć za dużo funkcji. System ma pozwolić na zebranie podpisów i ewentualnie uzupełnienie niektórych danych.
O co można rozszerzyć DocuSign®:
- Archiwum wszystkich dokumentów (skanów, podpisanych podpiem kwalifikownym lub w innej platformie, np. Autenti® lub Adobe Sign®),
- Obieg dokumentów z procesem opiniowania i akceptacji, gdzie wiele działów lub osób uczestniczy w określonej kolejności wprowadza swoje uwagi do dokumentów Word i Excel.
- Negocjacje z kontrahentami na wersji edytowalnej dokumentów, np. Word w trybie śledzenia zmian z możliwością komentowania,
- Generowanie dokumentów ze wzorów w formie dokumentów Word z możliwością uzupełniania danych, również danymi pobranymi z rządowej bazy danych,
- Śledzenie terminów umów z przypomnieniami o wygasającej umowie.
DocuSign®: Zrozum i Zastosuj
Autor: Krzysztof Rosół | © 2025
Elektroniczne archiwum wszystkich dokumentów
DocuSign® to uproszczone archiwum dokumentów. W nim przechowywane są wyłącznie te dokumenty, które zostały podpisane w DocuSign®. Ponadto dokumenty przydzielone są do osób, które uczestniczyły w procesie, czyli do danego konta osoby. Organizacja dokumentów obejmuje: odebrane, wysłane i robocze. Jest możliwość filtrowania po nazwie, opisie i datach.
Czego brakuje w DocuSign®?
- Centralnego archiwum dokumentów dostępnego dla całej firmy, gdzie przechowywane są wszystkie firmowe dokumenty;
- Organizacji dokumentów względem rodzajów dokumentów lub procesów, np. umowy handlowe, umowy zakupowe, umowy NDA;
- Filtrowania dokumentów względem kontrahenta, pracownika, kwot, i innych parametrów;
- Udostępniania dokumentów dla całych działów, ról i stanowisk.
Co więcej jest w Hatiroo®?
- Hatiroo® to centralne archiwum dokumentów, które zainstalowane jest na serwerach w Waszej firmie (na Waszej chmurze). Dostęp do tego archiwum mają aktualnie pracujący pracownicy, a uprawnienia do dokumentów zorganizowane są względem działów, ról i stanowisk;
- Hatiroo® przechowuje wszystkie rodzaje dokumentów (umowy, faktury, pełnomocnictwa, wnioski, zaświadczenia, uchwały, oferty, itd.).
- Hatiroo® przechowuje wszystkie typy dokumentów, podpisanych lub nie (skany, podpisem kwalifikowanym, w innej platformie, w DocuSign®);
- Hatiroo® pozwala na wyszukiwanie dokumentów względem niezbędnych filtrów: tekst, rodzaj, kontrahent, pracownik, projekt, daty, kwoty i tagi.
Obieg dokumentów z opiniowaniem i akceptacją
DocuSign® to system do zbierania podpisów elektronicznie. Czyli końcowy etap procesowania umów, gdzie wszyscy są już zaznajomieni z treścią, a podpis to tylko formalność.
Oczywiście w DocuSign® można przeprowadzić uproszczoną akceptację lub opiniowanie. Możesz wysłać kopertę i ustawić, że najpierw mają się parafować pewne osoby (np. prawnik). Cały dokument może trafić do zarządu i zarząd może skorzystać z komentarzy, aby dodać swoje uwagi. Taki sposób akceptacji jest porównywalny do wysyłania sobie załącznika PDF w e‑mail.
Możesz skorzystać z funkcji Szablony, aby przygotować macierz akceptacji do dokumentu, przed wysłaniem do kontrahenta. Możesz określić stałe osoby parafujące i stałe osoby składające podpis w imieniu firmy.
Czego brakuje w DocuSign®?
- W DocuSign® nie zbudujesz różnych procesów obiegów dokumentów dla różnych typów dokumentów. Nie możesz później analizować dokumentów względem tych procesów.
- W DocuSign® nie możesz pracować na dokumentach w wersji edytowalnej (jak w Microsoft Word). Nie masz pracy równoczesnej na dokumencie.
- W DocuSign® jeżeli koperta zostanie odrzucona, to nie można jej „wznowić”. Trzeba wysłać kopertę ponownie (a liczba kopert jest ograniczona). W systemach EOD możesz tak długo zmieniać dokumenty, aż wypracujecie finalną wersję.
Co więcej jest w Hatiroo®?
- Hatiroo® pozwala na zdefiniowanie różnych procesów obiegów dokumentów dla różnych rodzajów dokumentów (np. inny proces dla umów handlowych, inny dla ofert, inny dla pełnomocnictw, itd.);
- Hatiroo® pozwala na zbudowanie dowolnie złożonej macierzy opiniowania lub akceptacji w oparciu o działy, role w firmie i osoby. Macierze mogą być różne w kroku opiniowanie, akceptacja i zbieranie podpisów. Można też określić limity kwotowe;
- Hatiroo® może być zintegrowane z Waszym Microsoft Office 365, dzięki temu możecie pracować równocześnie na dokumentach Word i Excel. System też samodzielnie włącza tryb śledzenia zmian w programie Microsoft Word i pilnuje historii zmian.
Negocjacje z kontrahentami
W DocuSign® możesz poprosić kontrahenta o uzupełnienie jakiś danych. Kontrahent może również dodać jakiś komentarz do dokumentu. Jeżeli jednak kontrahent nie będzie chciał podpisać dokumentu i odrzuci kopertę, to pozostaje już wysłanie ponownie koperty. Pamiętaj, że w DocuSign® masz ograniczoną liczbę kopert.
Czego brakuje w DocuSign®?
W DocuSign® nie możesz zmieniać treści wysłanego dokumentu. Nie masz takiego edytora jak w Microsoft Word. Negocjacje działają w podobny sposób, jak wysłanie PDF w załączniku e‑mail.
Co więcej jest w Hatiroo®?
- Hatiroo® pozwala na udostępnianie dokumentów w formie edytowalnych dokumentów Word i Excel. Dzięki temu kontrahent może zmienić zapisy, dodać swoje komentarze i odesłać finalną wersję do akceptacji.
- Hatiroo® włączy tryb śledzenia zmian i zabezpieczy dokument, przed jej wyłączeniem. Do tego będzie monitorować historię zmian.
- Hatiroo® nie ma limitów na wysyłane dokumenty do kontrahenta. Możesz przeprowadzić tyle cykli negocjacji („ping‑pong”), aż wspólnie dojdziecie do konsensusu.
Generowanie dokumentów Word i Excel
DocuSign® każdy dokument konwertuje do PDF. Później już pracujesz na dokumencie PDF. Możesz oczywiście dodać pola do uzupełniania (zobacz Formularze aktywne) oraz tworzyć Szablony dokumentów.
Czego brakuje w DocuSign®?
W DocuSign® nie pracujesz na dokumentach Word i Excel. Możesz wygenerować wyłącznie PDF.
Co więcej jest w Hatiroo®?
- Hatiroo® pozwala na dodanie Waszych firmowych wzorów dokumentów w formie Word i Excel. Te wzory służą, jako szablony dla innych osób, np. działu handlowego;
- Hatiroo® uzupełnia również dane kontrahentów, kwoty, daty, itd. bezpośrednio w dokumentach Word;
- Hatiroo® pobiera aktualne dane firm z rządowej bazy GUS (PL), VIES (EU), NBP (waluty). Te dane mogą „zaciągać się” do dokumentów.
Powiadomienia o kończących się umowach
DocuSign® przypomnina o konieczności złożenia podpisu i o tym, że dana koperta jest aktywna do określonej daty.
Czego brakuje w DocuSign®?
Nie ma powiadomień o wygasających dokumentach, np. „w danym dniu kończy się umowa, trzeba ją odnowić”.
Co więcej jest w Hatiroo®?
W Hatiroo® można określić powiadomienia, które będą wysyłane przed określonym terminem końca umowy. W przypadku, gdyby umowa była na czas nieokreślony, również powiadomienie po kilku latach, żeby zweryfikować daną współpracę. W systemie można określić wiele różnych powiadomień skierowanych do różnych osób i z określoną treścią.
Zobacz pełną prezentację
Jeżeli chcesz skrócić swój czas w poszukiwaniu informacji, zachęcamy do obejrzenia całej prezentacji o DocuSign®. W skrócony sposób zobaczysz jak działa DocuSign®, poznasz wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych, dowiesz się więcej o funkcjach i integracjach oraz zrozumiesz, jak działa licencja DocuSign®.
