Czym jest Zaawansowany Podpis Elektroniczny (AES) w DocuSign®?

Zaawansowany Podpis Elektroniczny (AES) to rodzaj niekwalifikowanego podpisu elektronicznego dostępnego jako dodatek do DocuSign® (technologia DS EU Advanced). W polskim prawie uznawany jest za formę dokumentową. Osoba składająca podpis jest identyfikowana dwuetapowo – przez adres e-mail oraz jednorazowy kod SMS.

Jak przebiega weryfikacja tożsamości przy podpisie AES?

Podpisujący otrzymuje e-mail z dokumentem do podpisu. Po złożeniu podpisów w dokumencie system DocuSign® wysyła na podany wcześniej numer telefonu jednorazowy kod SMS. Dopiero po wpisaniu tego kodu podpis zostaje potwierdzony. Na końcu DocuSign® wystawia certyfikat zaawansowany Adobe Trust List (Approved Trust List).

Do jakich dokumentów nadaje się podpis zaawansowany AES?

Podpis AES sprawdza się przy umowach z kontrahentami, umowach z pracownikami (po stronie pracownika), umowach z klientami oraz dokumentach wewnętrznych. Nie może być używany do dokumentów zawierających zapisy o zakazie konkurencji lub przekazaniu praw autorskich – tam wymagany jest podpis kwalifikowany. W umowie o pracę pracodawca również musi użyć podpisu kwalifikowanego.

Czy podpis zaawansowany AES jest płatny dla osoby podpisującej?

Nie – złożenie podpisu zaawansowanego AES jest całkowicie bezpłatne dla osoby podpisującej. Wystarczy smartfon z możliwością odbierania SMS-ów i dostęp do przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej. Koszty licencji ponosi jedynie strona wysyłająca dokumenty do podpisu.

W jakiej licencji DocuSign® dostępny jest podpis AES?

Podpis zaawansowany AES jest dostępny wyłącznie w licencjach DocuSign® Business PRO lub Enterprise PRO. Są to licencje komercyjne dostępne u autoryzowanych partnerów DocuSign® w Polsce, takich jak HURO. Nie jest on częścią podstawowych planów DocuSign®.

Kiedy podpis AES nie wystarczy i potrzebny jest podpis kwalifikowany?

Podpis zaawansowany AES nie jest wystarczający, gdy umowa zawiera postanowienia o zakazie konkurencji lub przeniesienie praw autorskich – te wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Ponadto w umowie o pracę pracodawca ma obowiązek użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES), natomiast pracownik może podpisać podpisem zaawansowanym.

Jak wygląda dokument podpisany podpisem AES w DocuSign®?

Podpisany dokument zawiera dwa elementy: reprezentację graficzną przypominającą klasyczny podpis odręczny (widoczną w treści dokumentu) oraz certyfikat potwierdzający podpisy – widoczny w Adobe Reader w panelu Podpis. Dla podpisu zaawansowanego certyfikat zawiera dodatkowe potwierdzenie z Adobe Trust List (Approved Trust List).

Niekwalifikowany podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny zaawansowany z SMS

Technologia: DS EU Advanced (AES)

Podpis elektroniczny zaawansowany dostępny jest wyłącznie jako dodatek do DocuSign^®. To rodzaj podpisu elektronicznego niekwalifikowanego uznawany w polskim prawie jako forma dokumentowa. Osoba składająca podpis jest identyfikowana przez e‑mail oraz kod SMS.

To intuicyjny i prosty w użyciu podpis elektroniczny. Działa w ramach przeglądarki internetowej albo aplikacji na smartfona. Do używania podpisu niekwalifikowanego zaawansowanego niezbędna jest możliwość odbierania kodów SMS (np. na smartfonie). Złożenie podpisu zajmuje kilka, minut i jest bezpłatne dla osoby składającej podpis.

DocuSign^®
Zrozum i zastosuj

Jak działa podpis elektroniczny zaawansowany?

Przy każdej osobie składającej podpis jako rodzaj podpisu możesz wybrać* opcję podpis zaawansowany (UE) DocuSign^®. System pokaże wtedy dodatkowe pole do wpisania numeru telefonu do danej osoby albo pozwoli wpisać kod ręcznie. Osoba, która otrzyma taki dokument do podpisania dostanie e‑mail, a po złożeniu podpisów na dokumencie dodatkowy kod SMS. Po poprawnym podpisaniu dokumentu DocuSign^® wystawi certyfikat zaawansowany Adobe Trust List.

Podpis elektroniczny zaawansowany jest dostępny wyłącznie w komercyjnej licencji DocuSign^® Busines PRO lub Enterprise PRO, które dostępne są u partnerów, np. HURO.

Do czego służy podpis elektroniczny zaawansowany?

Umowy z kontrahentami*

Umowy z pracownikami*

Umowy
z klientami

Dokumenty wewnętrzne

Uwaga! Jeżeli w umowie znajdują się zapisy o zakazie konkurencji lub przekazaniu praw autorskich, podpis elektroniczny niekwalifikowany nie będzie wystarczający. W przypadku umowy o pracę z podpisu zaawansowanego może skorzystać pracownik, ale pracodawca musi użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Jak wygląda podpis elektroniczny zaawansowany?

W DocuSign^® podpis potwierdzony jest nie tylko certyfikatem (widocznym np. w Adobe Reader w panelu Podpis), ale również reprezentacją graficzną przypominającą klasyczny podpis odręczny.

Reprezentacja wizualna podpisu

Osoba, która tworzy dokument, ma możliwość zdefiniowania miejsca, w którym odbiorca ma złożyć swój podpis – podobnie, jakby używała kolorowych karteczek przyklejanych na papierowej umowie.

Certyfikat potwierdzający tożsamość

Do każdego podpisanego dokumentu dołączany jest certyfikat potwierdzający poprawność złożenia niekwalifikowanych podpisów elektronicznych. To właśnie na nim widać dane osoby wysyłającej dokument do podpisu oraz każdej osoby składającej podpis. W przypadku podpisu zaawansowanego dokument zawiera też dodatkowy certyfikat zaawansowany Approved Trust List.

Skontaktuj się z nami

Jeżeli jesteś zainteresowany wdrożeniem podpisu kwalifikowanego w DocuSign^®, napisz do jakiego rodzaju dokumentów potrzebujecie takich podpisów.

W zależności od Twojej sytuacji:

podeślemy bezpłatne materiały edukacyjne
umówimy szkolenia lub konsultacje
wygenerujemy ofertę handlową

Podstawy DocuSign®

Zaawansowane funkcje DocuSign®

Licencje DocuSign®

Usługi HURO®