Podpis elektroniczny niekwalifikowany w DocuSign®
Bezpłatny dla podpisującego
Elektroniczny podpis niekwalifikowany
nie generuje żadnych kosztów dla podpisującego
Prosty w użyciu
Używanie podpisu niekwalifikowanego jest intuicyjne
i znacząco skraca czas podpisywania dokumentów
Forma dokumentowa
W Polsce certyfikaty niekwalifikowane są równoważne
z formą dokumentową (oświadczeniem woli)
Rodzaje podpisów elektronicznych niekwalifikowanych w DocuSign®
DocuSign® jest systemem do zbierania podpisów elektronicznych. Platforma pozwala na stosowanie podpisów elektronicznych standardowych (ang. SES – Standard Electronic Signature) oraz podpisów elektronicznych zaawansowanych (ang. AES – Advanced Electronic Signature).
Standardowy
Technologia: SES
Standardowy podpis niekwalifikowany to domyślny rodzaj podpisu elektronicznego DocuSign® dostępny w każdej wersji licencji. Opiera się na złożeniu oświadczenia woli poprzez narysowanie podpisu we wskazanym miejscu. Identyfikatorem osoby podpisującej jest imię i nazwisko oraz adres e‑mail.
Zaawansowany
Technologia: AES
Podpisy zaawansowane to certyfikaty niekwalifikowane stosowane dla zwiększenia bezpieczeństwa przy składaniu podpisu. Oświadczenie woli potwierdzane jest tu poprzez klucz bezpiecznego podpisu elektronicznego. Identyfikatorem osoby podpisującej jest imię i nazwisko, adres e‑mail oraz kod SMS.
Jak działa podpis elektroniczny niekwalifikowany w DocuSign®?
To, jaki rodzaj podpisu elektronicznego zostanie użyty, zależy od decyzji osoby wysyłającej kopertę DocuSign® do podpisania, czyli od właściciela dokumentu lub inicjatora. DocuSign® umożliwia elastyczne dostosowanie rodzaju podpisu do potrzeb i wymagań danego procesu. Standardowy podpis niekwalifikowany wymaga wyłącznie narysowania swojego podpisu we wskazanych miejscach, a podpis niekwalifikowany zaawansowany dodatkowo umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego przy pomocy kodu SMS.
Standardowy podpis elektroniczny niekwalifikowany
Technologia: DocuSign® SES
Podpis niekwalifikowany standardowy jest najprostszą formą składania podpisu elektronicznego. Działa na każdym urządzeniu z dostępem do internetu (smartfon, tablet, komputer). Wystarczy jedno kliknięcie we wskazanym miejscu i wybór swojej sygnatury, aby podpisać dokument. Ten typ podpisu nie wymaga również instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania (w przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego składanego za pomocą kwalifikowanego urządzenia).
To właśnie dzięki swojej prostocie standardowy podpis elektroniczny niekwalifikowany jest tak szeroko stosowany w biznesie – m.in. do podpisywania umów handlowych, umów zakupowych, zamówień, umów o zachowaniu poufności, czy umów z klientami. Dzięki temu rozwiązaniu średni czas pozyskiwania podpisu od jednej osoby to 15 min, a cała umowa podpisywana jest zwykle w kilka godzin.
Dostępny w każdej licencji
Jest to domyślny rodzaj podpisu elektronicznego w DocuSign®
Zaawansowany podpis elektroniczny z SMS
Technologia: DocuSign® AES
Zaawansowany elektroniczny podpis niekwalifikowany to podpis ze zwiększonym poziomem bezpieczeństwa. DocuSign® przesyła e‑mail do osoby, która ma złożyć podpis elektroniczny. Podpisujący otwiera dokument i zapoznaje się z jego treścią. We wskazanych miejscach rysuje (lub wybiera z szablonu) swój wzór podpisu. Następnie klika zakończ, a system prosi o przepisanie kodu dostępu, który podpisujący otrzyma w wiadomości SMS.
Dla osoby, która została poprawnie zweryfikowana kodem SMS, DocuSign® wygeneruje certyfikat zaawansowany, który widoczny jest w panelu podpis (analogicznie jak w przypadku podpisu kwalifikowanego), np. w programie Adobe Reader. Certyfikat niekwalifikowany jest formą weryfikacji podpisu elektronicznego i potwierdzany jest przez Adobe Trust List.
Dostępny tylko w licencji komercyjnej
Ten dodatek nie jest dostępny w licencji na użytkownika zakupionej przez stronę internetową.
Przykłady użycia podpisów elektronicznych niekwalifikowanych
Relacje biznesowe z kontrahentami (B2B) lub klientami (B2C)
Certyfikat niekwalifikowany jest często wykorzystywany w relacjach biznesowych, w dokumentach, takich jak np.:
- umowy handlowe z kontrahentami,
- umowy z klientami,
- umowy zakupowe,
- umowy o zachowaniu poufności NDA,
- umowy powierzenia danych osobowych lub zgoda RODO,
- zamówienia lub zlecenia.
Uwaga! W powyższych dokumentach nie można stosować zapisów o przekazaniu praw autorskich lub zakazie konkurencji, ponieważ zapisy te będą nieważne w przypadku sporu sądowego. Do zatwierdzenia takich dokumentów niezbędny będzie certyfikat kwalifikowany wydawany przez autoryzowane centra certyfikacji, który niesie za sobą skutki prawne podpisu odręcznego.
Relacje biznesowe z pracownikami
Podpis elektroniczny niekwalifikowany jest często wykorzystywany do umów cywilnoprawnych z pracownikami, rozliczeń lub wniosków, takich jak:
- umowa o dzieło lub aneks do niej,
- umowa zlecenie lub aneks do niej,
- umowa B2B lub aneks do niej,
- rozliczenie wydatków służbowych lub delegacji,
- wniosek pracownika, np. urlopowy.
W przypadku umów lub aneksów, które zostały wysłane na prywatny adres e‑mail, zalecamy użycie podpisu elektronicznego zaawansowanego z weryfikacją kodem SMS.
Uwaga! We wspomnianych powyżej dokumentach nie można stosować zapisów o przekazaniu praw autorskich lub zakazu konkurencji, ponieważ te zapisy będą nieważne w przypadku sporu sądowego. Do potwierdzenia takich zapisów w postaci elektronicznej konieczne jest użycie podpisu kwalifikowanego. Podpis kwalifikowany lub podpis własnoręczny jest również wymagany do podpisywania umów o pracę, ale tylko ze strony pracodawcy. Pracownik może użyć podpisu elektronicznego niekwalifikowanego, ale tylko wtedy, gdy umowa nie zawiera przekazania praw autorskich i zakazu konkurencji.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Co to jest forma dokumentowa?
Forma dokumentowa jest rozwiązaniem, które powstało w 2016 r. jako odpowiedź na rozwój cyfryzacji i rosnące zapotrzebowanie na rozwiązania skoncentrowane w 100% na możliwości współpracy bez konieczności bezpośredniego kontaktu. Forma dokumentowa zastępuje tradycyjny, ręczny podpis innymi rodzajami potwierdzeń – może to być wiadomość mailowa, SMS, informacja przekazana przez komunikator internetowy czy nagranie audio. Formę dokumentową można zatwierdzać również zaawansowanym certyfikatem niekwalifikowanym lub przy pomocy podpisu niekwalifikowanego standardowego. Można również wykorzystać do tego kwalifikowany podpis elektroniczny. Świadomie lub nie, z pewnością stosowałeś już tę formę, wysyłając skan umowy lub zlecając coś przez maila.
Mam już DocuSign® - czy to jest podpis elektroniczny niekwalifikowany?
Najprawdopodobniej tak. Jeżeli zamówiłeś licencję przez stronę internetową docusign.com, otrzymałeś podpis elektroniczny standardowy. Jeżeli szukasz innych rodzajów podpisów elektronicznych, np. zaawansowanego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kodu SMS (AES) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES), niezbędne będzie zamówienie nowej licencji komercyjnej dostępnej w HURO. Nie ma możliwości dodania innych rodzajów podpisów elektronicznych do licencji na użytkownika kupionej przez docusign.com.
Ile kosztuje podpis elektroniczny niekwalifikowany w DocuSign®?
W modelu licencji w rozliczeniu kopertowym zamawiamy paczkę kopert do wykorzystania w ciągu 12 miesięcy (minimum 500 kopert po 3,18 € za kopertę). Minimalne zamówienie to 1587 € netto.
