Jak działa DocuSign®?

Bezpłatny kurs online - "Samouczek DocuSign®" - etap: 3 z 5

Kliknij tutaj, aby wrócić do początku kursu.

Odtwórz wideo

DocuSign® to platforma do zbierania podpisów elektronicznie. Każdy dokument, gdy jest podpisywany, opatrywany jest certyfikatem, który potwierdza poprawne złożenia podpisu elektronicznego.

DocuSign® pozwala na wysłanie wielu dokumentów jednocześnie do wielu osób. Każdy podpis będzie widoczny na dokumencie.

Uzupełnij i podpisz testowy wniosek
Materiał wideo

Jak wysłać dokument do DocuSign®?

Jeśli chcesz wysłać dokument w DocuSign® musisz posiadać licencję i konto w DocuSign®. Wysłanie dokumentu w DocuSign® można również nazwać wysłaniem koperty. Co możesz zrobić z taką elektroniczną kopertą?
  • Dodać wiele dokumentów, np. Word, Excel, PDF lub skan.
  • Wskazać wiele osób, które mają złożyć podpisy lub parafki.
  • Określić, jakich podpisów oczekujesz od tych osób, np. standardowy podpis elektroniczny (SES), zaawansowany podpis elektroniczny (AES) lub kwalifikowany podpis elektroniczny (QES).
  • Wskazać osoby, które otrzymają kopię podpisanego dokumentu.
  • Określić kolejność podpisywania dokumentu lub wskazać, które osoby mogą podpisać dokument równocześnie.
  • Określić język i treść zaproszenia do złożenia podpisu.
  • Wskazać miejsca do złożenia podpisów – dzięki temu unikniesz pomyłek przy podpisywaniu dokumentu, a osoby składające będą po prostu klikać we wskazane przez Ciebie miejsca.

Kiedy koperta będzie gotowa, wystarczy, że klikniesz Wyślij, a system rozpocznie proces zbierania podpisów.

Pamiętaj, że w DocuSign® kilka osób może składać podpisy w tym samym czasie. Zalecamy, aby osoby uprawnione do podpisu podzielić na grupy, których członkowie mogą podpisywać dokument równocześnie. Przykład?

kobieta z tabletem

Rekomendacja

Pamiętaj, że w DocuSign® kilka osób może składać podpisy w tym samym czasie. Zalecamy, aby osoby uprawnione do podpisu podzielić na grupy, których członkowie mogą podpisywać dokument równocześnie. Przykład?

[1] Parafka od prawnika
[1] Parafka od właściciela dokumentu
[2] Podpis członka zarządu
[2] Podpis drugiego członka zarządu
[3] Podpis wiceprezesa Twojego kontrahenta
[4] Podpis prezesa Twojego kontrahenta
[5] Wysyłka kopii podpisanego dokumentu do księgowości

Zwróć uwagę na to, że kolejność jest powtórzona. Oznacza, to, że te osoby w poszczególnych grupach mogą złożyć podpis w dowolnym, wygodnym dla nich czasie. Nie muszą na siebie czekać, dzięki czemu proces jest zdecydowanie szybszy.

Co dzieje się po wysłaniu koperty w DocuSign®?

DocuSign® wyśle zaproszenie do podpisania dokumentu osobom, które zostały wskazane jako pierwsze do podpisania. Następnie, jeżeli te osoby złożą podpis, system wyśle zaproszenia do kolejnych osób. Jeżeli ktoś ociąga się z podpisaniem dokumentu, DocuSign® wyśle automatycznie przypomnienie.

Jeżeli jesteś w trakcie zbierania podpisów, możesz jeszcze dokonać niewielkich zmian w procesie: „Skoryguj”. Możesz również sam w każdej chwili wycofać dokument: „Wycofaj”.

Jak podpisać dokument w DocuSign®?

Każda osoba, która została poproszona o złożenie podpisu, otrzyma e‑mail oraz powiadomienie w aplikacji mobilnej (opcjonalnie, jeżeli ktoś korzysta z aplikacji). W wiadomości e‑mail zawarty jest zawsze duży przycisk „Przejrzyj dokument”.

  1. Po kliknięciu przycisku otworzy się przeglądarka (system tak samo działa na tablecie i telefonie).
  2. Kliknij „Start” (przycisk po lewej), a system przekieruje Cię do miejsca, gdzie masz złożyć podpis,
  3. W miejscu podpisu zobaczysz żółty kafelek, który powinieneś kliknąć. Spowoduje to dodanie tam podpisu elektronicznego i przesunięcie dokumentu do kolejnego miejsca do podpisania, które również oznaczone jest żółtym kafelkiem.
  4. Kliknij „Zakończ” albo „Kontynuuj” w zależności od rodzaju podpisu, jaki masz złożyć.
Uzupełnij i podpisz testowy dokument
Odtwórz wideo
Jeżeli podpisujesz się pierwszy raz:
  • Na samym początku, po otwarciu dokumentu w przeglądarce, DocuSign® poprosi o akceptację możliwości złożenia podpis elektronicznego (działa to analogicznie jak akceptacja ciasteczek).
  • DocuSign® poprosi o Cię o wybranie wzoru podpisu elektronicznego. Masz trzy możliwości:
    • Możesz narysować swój podpis, najlepiej na telefonie lub tablecie.
    • Możesz wybrać jeden z dostępnych stylów, najlepiej na komputerze.
    • Możesz wgrać swój podpis (np. podpis + pieczątka).
  • Po podpisaniu dokumentu DocuSign® może zaproponować Ci założenie darmowego konta (jeżeli jeszcze go nie masz), które posłuży Ci jako elektroniczne archiwum podpisanych przez Ciebie dokumentów.

Zapamiętaj

Jeżeli zobaczysz żółty przycisk „Kontynuuj„, oznacza to, że musisz złożyć podpis zaawansowany albo kwalifikowany.

O rodzaju wymaganego podpisu (standardowy, zaawansowany, kwalifikowany) decyduje osoba, która wysłała dokument do podpisania.

Odtwórz wideo

Jak podpisać dokument podpisem zaawansowanym w DocuSign®?

Stosowanie podpisu zaawansowanego zaczyna się od kliknięcia w przycisk „Kontynuuj„. DocuSign® pokaże okienko, w którym musisz podać kod z SMS (kod może też ustalić osoba wysyłająca dokument). Wpisz kod i kliknij „Zakończ„.
Przetestuj podpis zaawansowany

Jak podpisać dokument podpisem kwalifikowanym w DocuSign®?

Składanie podpisu kwalifikowanego zaczyna się od kliknięcia w przycisk „Kontynuuj„.

DocuSign® podpis kwalifikowany
Odtwórz wideo

Opcja 1 – mam własny certyfikat kwalifikowany

np. Certum SimplySign, KIR Szafir, PWPW Sigillum, itd.

System poprosi o aktywację certyfikatu kwalifikowanego (np. włożenie karty, sticka lub aktywowanie programu podpisu chmurowego), a następnie odczyta certyfikat kwalifikowany z Twojego urządzenia. Ostatni krok to podanie kodu PIN do Twojego certyfikatu.

Przetestuj swój podpis kwalifikowany (QES)

Kliknij, aby przejść do DocuSign® i podpisać testowy dokument. Po podpisaniu otrzymasz email z podpisanym PDF oraz certyfikatem.

Opcja 2 – nie mam jeszcze podpisu kwalifikowanego

wideoweryfikacja IDnow

System poprosi o podanie danych niezbędnych do założenia certyfikatu kwalifikowanego. Konieczne będzie podanie danych z dowodu osobistego lub innego dokumentu. Następnie przejdziesz do wideoweryfikacji: pokaż do kamerki twarz oraz swój dowód osobisty lub paszport. Proces może być realizowany przez osobę albo przez bota. We wszystkich przypadkach otrzymasz wskazówki dotyczące kolejnych kroków. Po poprawnie wykonanej weryfikacji będziesz mógł utworzyć konto w IDnow.

Przetestuj wydawanie podpisu kwalifikowanego (QES IDnow)

Kliknij, aby przejść do DocuSign® i podpisać testowy dokument. Po podpisaniu otrzymasz email z podpisanym PDF oraz certyfikatem.

Co dzieje się jak dokument zostanie podpisany w DocuSign®?

DocuSign® zarchiwizuje bezpiecznie dokument w chmurze, na serwerach w Unii Europejskiej. Kolejnym krokiem będzie rozesłanie podpisanego dokumentu do wszystkich osób uczestniczących w procesie zbierania podpisów. Każda osoba może dostać podpisane dokumenty oraz certyfikat (w zależności od ustawień) w załączniku e‑mail.
Email, który otrzymuje każdy odbiorca. W załącznikach DocuSign® załącza dokumenty podpisanymi dokumentami oraz certyfikatem.

Jak dotrzeć do podpisanych dokumentów w DocuSign®?

Każda osoba (również Twój kontrahent) może dostać się do podpisanego dokumentu albo poprzez e‑mail, albo poprzez konto w DocuSign® (jeżeli to konto założyła).
Jeżeli masz konto w systemie DocuSign® przejdź do zakładki Zarządzaj. Zobaczysz wszystkie dokumenty poukładane podobnie jak w skrzynce e‑mail, czyli podzielone na wysłane, odebrane, zarchiwizowane, itd.
Lista dokumentów w DocuSign®

Czy mogę poprawić kopertę w DocuSign®?

DocuSign® pozwala na drobne korekty koperty w trakcie trwania procesu zbierania podpisów. Zwykle można:
  • poprawić błędny adres e‑mail tych osób, które nie złożyły jeszcze podpisu,
  • dodać nową osobę i wskazać miejsca do złożenia podpisu,
  • usunąć osobę, która jeszcze nie złożyła podpisu.

Rekomendacja

Zalecamy ostrożne korzystanie z korekty koperty DocuSign®, ponieważ może to spowodować błędy w procesie zbierana podpisów (np. ktoś nie otrzyma maila).

Uwaga

Jeżeli ktoś już złożył podpis, nie można dodać ani podmienić dokumentów. Analogicznie, kiedy kurier odjedzie z dokumentami, nie możesz już nic dokładać do koperty ani tym bardziej wyjmować i wymieniać kartek.

Co się stanie, jak ktoś odmówi złożenia podpisu w DocuSign®?

DocuSign® przerwie proces zbierania podpisów i wyśle powiadomienie e‑mail o odrzuceniu do osoby zlecającej dokument do podpisania. Jeżeli DocuSign® oczekuje na podpis drugiej osoby, która ma podpisywać się w tym samym czasie, również ta druga osoba otrzyma powiadomienie o odrzuceniu. Oczywiście zlecający podpisy również otrzyma potwierdzenie e‑mail.

Uwaga

Odrzucony dokument nie może być przywrócony i nie można kontynuować zbierania na nim podpisów.

Przetestuj wypełnianie wniosku i kliknij odrzuć

Kliknij, aby przejść do DocuSign® i podpisać testowy dokument. Po podpisaniu otrzymasz email z podpisanym PDF oraz certyfikatem.

Czy mogę anulować wysłaną kopertę w DocuSign®?

Oczywiście, że możesz. Dokument zostanie wycofany, a osoby które ostatnio zostały poproszone o podpis otrzymają powiadomienie e‑mail, że koperta została wycofana.

Uwaga

Anulowana koperta w DocuSign® nie wraca do puli kopert, a dalej traktowana jest jako użyta.

Za co płacę w DocuSign®, a co jest za darmo?

Jeżeli ktoś poprosił Cię o złożenie podpisu, oznacza to, że możesz podpisać dokument za darmo. Również po podpisaniu dokumentu możesz bezpłatnie założyć konto. Jest to ogólnie przyjęta praktyka w systemach do podpisów elektronicznych.

Jeżeli chcesz wysyłać dokument, aby na nim zebrać podpisy, musisz opłacić licencję DocuSign®. Jeżeli wymagasz od swoich odbiorców złożenia podpisu kwalifikowanego lub zaawansowanego musisz dopłacić do rozszerzenia licencji.

Koperta DocuSign®

Kliknij, aby kontynuować szkolenie 4 z 5.

Kompleksowe szkolenie

Szkolenie dedykowane dla Waszej firmy:
  • DocuSign® w kontekście Waszych umów,
  • Duża grupa osób,
  • Szkolenia w języku polskim lub angielskim.