Co to jest koperta DocuSign®?

Bezpłatny kurs online - "Poznaj DocuSign®" - etap: 4 z 5

Kliknij tutaj, aby wrócić do początku kursu.

Koperta DocuSign®
Odtwórz wideo

Koperta to podstawowy element systemu DocuSign®. Koperta DocuSign® odpowiada jednej transakcji.

Jak działa koperta? To jakby wydrukować umowę oraz wszystkie załączniki, spakować do koperty i nadać kurierem, ale w przypadku DocuSign® wszystko odbywa się elektronicznie.

Uzupełnij i podpisz testowy wniosek
Koperta DocuSign®
Odtwórz wideo

Jak dobrze przygotować kopertę DocuSign®?

Dokumenty do podpisania

Dodając dokumenty z pakietu Office (np. Word lub Excel) upewnij się, czy obszar wydruku jest poprawny. W dokumentach Word domyślny format to A4, ale dokumenty Excel czasem mogą wymagać popracowania nad obszarem wydruku. Sprawdź poziomy widok dokumentu lub zmień format na A3, możesz też popracować nad zwężeniem kolumn. Aby sprawdzić obszar wydruku w programie Excel. kliknij „Widok” i wybierz opcję „Układ strony”.
Nie dodawaj dokumentów częściowo podpisanych. Niezależnie od rodzaju złożonych podpisów, np. podpis kwalifikowany Szafir albo platforma Autenti. Ze względów bezpieczeństwa podpisów elektronicznych, podpisany dokument nie może być zmieniony. Jeżeli dokument zostanie zmieniony, wówczas wszystkie podpisy elektroniczne oznaczone będą jako błędne. DocuSign® natomiast zawsze przygotowuje dokument do podpisu, dodając identyfikator koperty, czyli zmienia dokument.

Do koperty możesz dodać wiele dokumentów. Mogą to być pliki Word, Excel, PDF, obrazy i inne pliki tekstowe. Maksymalnie łączna wielkość plików nie może przekroczyć 23,8 MB. Dlaczego? Bo dokumenty muszą być możliwe do wysłania e-mailem.

Każdy Twój dokument po dodaniu zostanie zmieniony na plik PDF oraz opatrzony identyfikatorem koperty. Jako wynik zawsze otrzymasz PDF z podpisem elektronicznym i po jednym pliku PDF dla każdego dodanego dokumentu.

Dodawanie dokumentów do koperty DocuSign® w 3 krokach

Odbiorcy i rodzaje podpisów

Zgodnie z prawem należy wykazać, że osoba składająca podpis, to właściwa osoba mogąca złożyć oświadczenie. Innymi słowy trzeba tą osobę zidentyfikować. Dlatego zawsze proś o służbowy adres e-mail.

Dlaczego? Czy będziesz w stanie stwierdzić, że Stefan Nowak i baranek147@buziaczek.pl to ta sama osoba? Zupełnie inaczej sprawa wygląda, gdy Stefan Nowak posługuje się mailem stefan.nowak@huro.pl, prawda?

Dlatego, jeżeli dana osoba posługuje się prywatnym adresem e-mail lub korzysta z popularnych darmowych skrzynek pocztowych, np. Gmail, Outlook, wp.pl, onet.pl, itp., przed podpisaniem dokumentu rekomendujemy podpisanie dodatkowego oświadczenia lub zastosowanie podpisu kwalifikowanego.

Ważne

O tym, jaki rodzaj podpisu elektronicznego jest wymagany na dokumencie, decyduje zawsze osoba, która wysyła dokument do podpisania. Nie ma zatem możliwości, aby osoba składająca podpis zmieniła rodzaj wymaganego podpisu kwalifikowanego na zwykły podpis elektroniczny.

Możesz wskazać wielu odbiorców koperty. Odbiorcą może być prawnik, który tylko parafuje dokumenty, osoba upoważniona do podpisania dokumentu oraz osoby otrzymujące kopię podpisanego dokumentu. Odbiorców może być wielu i mogą podpisywać dokument w różnej kolejności. Mogą również podpisywać się równocześnie (albo inaczej mówiąc w dogodnym dla siebie czasie, nie czekając na podpis innej osoby).

Dla osób, które mają podpisać dokument możesz wskazać rodzaj podpisu elektronicznego:
  • Podpis elektroniczny standardowy (SES) opcja: DS Electronic
  • Podpis elektroniczny zaawansowany z SMS (AES) opcja: DS EU Advanced
  • Podpis elektroniczny kwalifikowany (QES) opcja: Certyfikat podpisującego kwalifikowany przez UE
  • Podpis elektroniczny kwalifikowany IDnow (QES Idnow) opcja: IDnow – Kwalifikowane przez UE
Definiowanie odbiorców, ich kolejności i podpisów elektronicznych w DocuSign®

Powiadomienia email

Do każdego odbiorcy koperty DocuSign® (osoba parafująca, podpisująca lub otrzymująca kopię) możesz określić osobną treść powiadomienia e-mail.

  • Tytuł powiadomienia e-mail
  • Treść powiadomienia e-mail
  • Język powiadomienia e-mail

Oczywiście możesz też określić jedną wspólną treść dla wszystkich odbiorców.

Ważne

Zalecamy ustawienie osobnych treści powiadomień dla każdego odbiorcy i wpisanie takiej treści, jakiej byś użył, pisząc do tej osoby wiadomość e‑mail. Użyj zwrotów grzecznościowych i dodaj krótką stopkę.
Określanie wiadomości email oraz języka w kopercie DocuSign®

Miejsca na złożenie podpisów

Przed wysłaniem koperty wskaż miejsca na złożenie podpisu. Pozwoli Ci to uniknąć problemów, że ktoś nie podpisał jakiegoś dokumentu lub podpisał się nie w tym miejscu.

Nie stosuj parafek na każdej stronie. Jest to zabezpieczenie przy składaniu oświadczeń tradycyjnie – na papierze i nie ma on zastosowania w podpisach elektronicznych. Parafki stosuj w sytuacjach, gdy przed złożeniem podpisu przez dyrektora lub członka zarządu, dokument ma parafować kierownik lub prawnik.

Przed wysłaniem koperty do podpisania możesz wskazać miejsca na złożenie podpisów lub pozwolić, aby to odbiorcy decydowali. Z oczywistych względów rekomendujemy opcję pierwszą.

Możliwość wstawienia graficznej reprezentacji podpisu we wskazanym miejscu na dokumencie to najlepszy wyróżnik DocuSign® na tle konkurencji.

Ważne

Miejsce na złożenie podpisów lub parafek to niejedyne opcje. Możesz poprosić poszczególnych odbiorców o uzupełnienie dodatkowych informacji w polu tekstowym lub polu wyboru. Sprawdzi się to świetnie w różnego rodzaju wnioskach lub oświadczeniach na cele podatkowe (np. do umowy zlecenie lub dzieło).

Układanie miejsc na podpisy w kopercie DocuSign® dla każdego odbiorcy

Najczęściej zadawane pytania

Koperta jest standardowym pojęciem w wielu systemach do podpisów elektronicznych

Kiedy koperta DocuSign® jest zużyta?

Zużycie koperty jest równoznaczne z uruchomieniem procesu zbierania podpisów, czyli kliknięciem „Wyślij”. Dopóki koperta DocuSign® jest w wersji roboczej, nie „schodzi ona z puli” i nie zostaje wykorzystana. Jeżeli koperta została już wysłana, ale odrzucona przez odbiorcę lub wycofana przez nadawcę, wciąż traktowana jest jako zużyta.

Czy mogę zapisać wersję roboczą i wznowić pracę później?

Tak, w trakcie edycji koperty DocuSign® możesz zapisać wersję roboczą. Kliknij Akcje -> Zapisz i zamknij. Zapisaną wersję roboczą znajdziesz w repozytorium dokumentów w DocuSign®. Kliknij Zarządzaj -> Wersje robocze.

Czy mogę poprawić kopertę DocuSign®?

Tak, ale w ograniczonym zakresie.

  • Możesz podmienić dokument do momentu, gdy zostanie on podpisany przez jednego z odbiorców. Później tej możliwości już nie będzie.
  • Możesz poprawić adres e-mail odbiorcy lub dodać brakujące miejsca na podpisy.
  • Możesz dodać, usunąć lub zamienić odbiorcę zanim ta osoba złożyła swój podpis.

Czy mogę wycofać kopertę DocuSign®?

Tak. Jeżeli wycofasz kopertę, osoby, których aktualnie była kolej na podpisywanie, otrzymają powiadomienie e-mail o wycofaniu dokumentu. Osoby w dalszej kolejności nie będą informowane o tym fakcie, bo wcześniej nie dostały informacji o konieczności złożenia podpisów.

DocuSign® a elektroniczny obieg dokumentów

Kliknij, aby kontynuować szkolenie 5 z 5.

Kompleksowe szkolenie

Szkolenie dedykowane dla Waszej firmy:
  • DocuSign® w kontekście Waszych umów,
  • Duża grupa osób,
  • Szkolenia w języku polskim lub angielskim.