DocuSign® a elektroniczny obieg dokumentów
Bezpłatny kurs online - "Poznaj DocuSign®" - etap: 5 z 5
Kliknij tutaj, aby wrócić do początku kursu.
DocuSign® służy do zbierania podpisów, co stanowi ok. 15% całego procesu obiegu dokumentów.
Jeśli Wasza firma podpisuje minimum 40 dokumentów miesięcznie, warto rozważyć wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, który umożliwi koordynację pozostałych 85% całego procesu – od stworzenia do podpisania dokumentu.
Przykładem narzędzia, które świetnie integruje się z DocuSign® jest system Hatiroo®.
Co łączy oba systemy: DocuSign® i Hatiroo®?
Hatiroo® uzupełnia możliwości platformy DocuSign®. DocuSign® skupia się na procesie zbierania podpisów. Hatiroo® pozwala na przechowywanie i procesowanie wszystkich rodzajów dokumentów, a nie tylko tych, które wymagają zbierania podpisów.
Jak wygląda proces obiegu dokumentów od stworzenia do podpisania?
Przykładowe procesy obiegu dokumentów omówimy na dwóch rodzajach umów: handlowych i zakupowych. Procesowanie każdego z tych dokumentów składa się z nieco innych etapów, za które może odpowiadać jedno z narzędzi: Hatiroo® lub DocuSign®.
- Przygotowanie dokumentu na podstawie firmowego wzoru (Hatiroo®)
- Przesłanie dokumentu do kontrahenta (Hatiroo®)
- Akceptacja uwag od kontrahenta (Hatiroo®)
- Zebranie podpisów (DocuSign®)
- Elektroniczna archiwizacja dokumentu (Hatiroo®)
Umowy zakupowe
- Przygotowanie dokumentu poprzez dodanie wzoru od kontrahenta
- Przesłanie do opiniowania przez wiele działów (Hatiroo®)
- Przesłanie uwag do kontrahenta (Hatiroo®)
- Akceptacja uwag od kontrahenta (Hatiroo®)
- Zebranie podpisów (DocuSign®)
- Elektroniczna archiwizacja dokumentu (Hatiroo®)
Dlaczego warto połączyć DocuSign® z Hatiroo®?
Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów rozpoczyna się od przygotowania dokumentów, następnie ich opiniowania i akceptacji, później przechodzi przez proces negocjacji z kontrahentem lub pracownikiem. Dopiero na samym końcu, gdy obie strony wynegocjują odpowiednie warunki, dokument może być podpisany – w tym przypadku podpisem elektronicznym DocuSign®.
Otwórz stronę Hatiroo®
Kliknij, aby dowiedzieć się więcej o systemie do elektronicznego obiegu dokumentów.
Hatiroo®
- Proces opiniowania i akceptacji polega na pracy z dokumentami Word, Excel i PDF.
- System automatycznie wysyła maile, przypomina o zadaniach i automatycznie włącza tryb śledzenia zmian.
- Negocjacje można prowadzić z kontrahentem poprzez udostępnienie poszczególnych dokumentów w formie do edycji. Kontrahent nie musi instalować dodatkowego oprogramowania.
- Procesy podzielone są na rodzaje dokumentów, np. umowy handlowe, umowy zakupowe, pełnomocnictwa czy uchwały. Każdy proces ma określone wzory dokumentów, kolejność kroków w procesie oraz kolejność osób opiniujących i akceptujących.
- System automatycznie przygotowuje kopertę DocuSign®: przesyła dokumenty, określa odbiorców z książki adresowej i ustawia wymagane rodzaje podpisów elektronicznych, generuje treści wiadomości mailowych i określa miejsca na podpisy. Inicjator jedynie sprawdza, czy wszystkie dane i elementy są wprowadzone poprawnie.
- To inicjator (właściciel dokumentu) decyduje, jaki wybrać szablon dokumentu (lub jaki dokument dodać do koperty).
- Proces opiniowania lub akceptacji dokumentu polega jedynie na zbieraniu parafek na dokumencie.
- Platforma nie umożliwia negocjacji na edytowalnej wersji dokumentu.
- Za proces zbierania podpisów odpowiada osoba wysyłająca dokument do podpisania.
- Kopertę przygotowuje inicjator: dodaje dokumenty, określa odbiorców i wskazuje rodzaje podpisów elektronicznych (np. zaznacza, że dana osoba ma użyć podpisu kwalifikowanego), przygotowuje treści e‑mail i wskazuje miejsca do złożenia podpisów.
Elektroniczne archiwum dokumentów
W DocuSign® możesz przechowywać tylko dokumenty, które wysłałeś do podpisania przez tę platformę. Platforma DocuSign® nie może służyć ja archiwum dla innych dokumentów, np. tych podpisanych na papierze, w Autenti®, podpisem kwalifikowanym lub w jeszcze inny sposób. Takie możliwości daje dopiero system Hatiroo®.
Hatiroo®
- Przechowuje wszystkie dokumenty, niezależnie od tego, czy były podpisane i w jaki sposób.
- Wszystkie dokumenty przechowywane są na serwerach Waszej firmy lub w Waszej chmurze Office 365.
- Dostęp do tych dokumentów mają wyłącznie pracownicy Waszej firmy.
- Przechowuje tylko dokumenty zlecone do podpisania w DocuSign®.
- Wszystkie dokumenty dostępne są w chmurze DocuSign®.
- Dostęp do tych dokumentów macie Wy oraz druga strona, np. kontrahent.
Wzory dokumentów
DocuSign® umożliwia zarządzanie szablonami dokumentów oraz tworzenie formularzy PowerForms (opcja dostępna w wersji Business PRO i Enterprise PRO), które później można użyć na stronie www (zobacz, jak wygląda taki formularz umieszczony na stronie). Warto jednak pamiętać o tym, że szablony te będą w formacie PDF. Wersję roboczą takiego wzoru trzeba przechowywać niezależnie albo użyć systemu Hatiroo®.
Hatiroo®
- Umożliwia zarządzanie szablonami dokumentów w formie plików Word, Excel, PDF itp.
- Daje możliwość uzupełniania dokumentów bezpośrednio w Word i Excel w trakcie przygotowania, opiniowania, akceptacji i negocjacji. Hatiroo® umożliwia pracę równoczesną bez konieczności scalania zmian.
- W zależności od rodzaju dokumentu (np. umowa handlowa, umowa z pracownikiem), system podpowiada aktualne wzory umów i inne załączniki.
- To system automatyczne uzupełnia dokument i w odpowiednie miejsca wstawia dane kontrahenta. System połączony jest z rządową bazą danych, pobiera zawsze aktualne dane kontrahenta i zabezpiecza przed próbą inicjowania umowy z firmą, która ma zakończoną lub zawieszoną działalność.
- Umożliwia zarządzanie szablonami dokumentów, które są w formacie PDF.
- Daje możliwość dodawania specjalnego pola do uzupełnienia przez podpisującego.
- Inicjator każdorazowo decyduje, jaki szablon lub wzór umowy użyć.
- Inicjator wypełnia dokument danymi np. danymi Waszego kontrahenta.
Super! Szkolenie ukończone.
Kliknij, aby wrócić do strony głównej.
Zaplanuj prezentację
Prezentacja systemu Hatiroo® zawsze będzie dostosowana do Waszych potrzeb. Z tego względu przed spotkaniem wykonujemy bezpłatną analizę bieżącej sytuacji i oczekiwanych rezultatów. Na spotkaniu zobaczycie DEMO systemu, a konsultant omówi propozycję koncepcji elektronicznych obiegów dokumentów.