Podpis elektroniczny DocuSign® dla umów HR

    Zamów DocuSign® do umów HR
    Oddzwonimy i ustalimy kolejne kroki

    Umowy o pracę

    zgodnie z polskim prawem (e‑teczka i kodeks pracy)

    Umowy cywilnoprawne
    (dzieło, zlecenie, B2B)

    z przekazaniem praw autorskich
    lub z zakazem konkurencji

    Formularze i wnioski

    dostępne dla pracowników bez angażowania HR

    Weryfikacja tożsamości

    przed dostępem do dokumentu (RODO)

    Podpis elektroniczny kwalifikowany

    jednorazowy dla pracownika
    oraz wielokrotny dla pracodawcy

    Integracje i API

    gotowe do połączenia z innymi systemami

    System do zbierania podpisów elektronicznie

    DocuSign® to platforma do zbierania podpisów elektronicznych. Umożliwia zawieranie wszystkich rodzajów umów, w tym umów z pracownikami (umów o pracę, wniosków, aneksów) i podwykonawcami (umów B2B, umów zlecenie, umów o dzieło).

    Aby podpisać umowę z 1 pracownikiem, trzeba wysłać 1 kopertę w DocuSign®

    To jakby wysłać kurierem kopertę, w której znajduje się komplet wszystkich niezbędnych dokumentów do podpisania? (umowa, załączniki, oświadczenia). Z tym wyjątkiem, że kurier nie zbierze podpisów od wielu osób, nie sprawdzi tożsamości i nie wskaże miejsc, gdzie należy złożyć podpis. A DocuSign® załatwi to wszystko w kilka chwil.

    Koperta DocuSign® umożliwia:

    dołączenie wielu dokumentów

    wysyłkę
    do wielu osób

    użycie różnych rodzajów podpisów elektronicznych

    umieszczenie podpisu we wskazanym miejscu

    Podpis elektroniczny DocuSign® dla pracownika

    Weryfikacja tożsamości pracownika przed podpisaniem umowy

    Technologia: DocuSign® QES IDV

    DocuSign® umożliwia weryfikację tożsamości osoby, zanim otworzy ona dokument. Pracownik dostaje e‑mail od DocuSign® z linkiem do umowy. Po kliknięciu linku system rozpoczyna weryfikację. Pracownik potwierdza swoją tożsamość w formie wideoweryfikacji. Przy pomocy smartfona musi pokazać dowód osobisty lub paszport oraz swoją twarz. Tylko poprawne zweryfikowanie tożsamości pozwala na otwarcie dokumentu umowy. Taki proces pozwala zabezpieczyć informacje poufne przed wyciekiem danych osobowych (RODO).

    Dostępne tylko w licencji komercyjnej

    Ten dodatek nie jest dostępny w licencji na użytkownika zakupionej przez stronę internetową.

    Dowiedz się więcej
    Przetestuj i obejrzyj wideo
    Weryfikacja tożsamości w DocuSign®
    Podpis elektroniczny kwalifikowany od DocuSign® na 2 lata dla zarządu za granicą

    Jednorazowy podpis kwalifikowany

    Technologia: DocuSign® QES IDV

    Po zweryfikowaniu tożsamości osoby DocuSign® może wystawić jednorazowy podpis kwalifikowany. Dokument opatrzony jest certyfikatem kwalifikowanym po stronie pracownika oraz pracodawcy (czytaj dalej), co pozwala zachować formę pisemną (równoznaczną z podpisaniem się odręcznie na papierowym dokumencie).

    Pracownik składa podpisy we wskazanych miejscach na umowie i załącznikach, a DocuSign® opatruje każdy dokument certyfikatem kwalifikowanym tej osoby. Podpisana umowa zostanie automatycznie przesłana do pracodawcy i pracownika. Pracownik nie ponosi żadnych opłat ani nie musi zakładać konta w systemie DocuSign®.

    Dostępne tylko w licencji komercyjnej

    Ten dodatek nie jest dostępny w licencji na użytkownika zakupionej przez stronę internetową.

    Dowiedz się więcej
    Przetestuj i obejrzyj wideo

    Podpis elektroniczny zaawansowany i potwierdzenie kodem SMS

    Technologia: DocuSign® AES

    Dla aneksów lub umów cywilnoprawnych, które nie wymagają zachowania formy pisemnej (nie zawieraj zakazu konkurencji i przekazania praw autorskich) można zastosować niekwalifikowany podpis elektroniczny. Oczywiście zakładając, że adres e-mail pracownika został zweryfikowany i nie jest wymagana weryfikacja tożsamości na podstawie dowodu osobistego (jak w technologii DocuSign® QES IDV).

    W tym przypadku mamy wybór między standardowym podpisem elektronicznym (SES) a zaawansowanym podpisem elektronicznym (AES) z dodatkową weryfikacją SMS. Pracownik HR wybiera jedną z tych opcji, a pracownik otrzymuje e‑mail z linkiem do podpisania dokumentu. Rysuje podpis we wskazanych miejscach, a DocuSign® przesyła podpisany dokument do pracodawcy i pracownika. W przypadku, gdy wybrana została weryfikacja kodem SMS, pracownik przed zakończeniem podpisywania musi przepisać specjalny kod, który zostanie wysłany naa podany numer telefonu.

    Dostępne tylko w licencji komercyjnej

    Ten dodatek nie jest dostępny w licencji na użytkownika zakupionej przez stronę internetową.

    Dowiedz się więcej
    Przetestuj i obejrzyj wideo
    Podpis elektroniczny zaawansowany z weryfikacją SMS kodem

    Wnioski i formularze w DocuSign® dla pracowników

    Wiele wniosków i formularzy można przygotować i udostępnić dla pracowników, np. pod przyciskiem na stronie internetowej albo w intranecie. Pracownik otwiera taki formularz, uzupełnia swoje imię i nazwisko oraz adres e‑mail. System weryfikuje poprawność adresu e‑mail i wyświetla wniosek. W samym wniosku pracownik uzupełnia niezbędne informacje (np. dane urzędu skarbowego, numer PESEL, itd.) i składa podpis elektroniczny. Uzupełniony i podpisany wniosek trafia do działu HR.
    We wnioskach typu rezygnacja z PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe) można wykorzystać jednorazowy podpis kwalifikowany (QES IDV), aby zachować pisemną formę wniosku.

    Podpis elektroniczny DocuSign® dla pracodawcy

    Własny certyfikat kwalifikowany

    Technologia: DocuSign® QES

    DocuSign® umożliwia użycie własnego podpisu elektronicznego kwalifikowanego (QES – ang. Qualified Electronic Signature). Wystarczy, że masz certyfikat kwalifikowany na karcie, pendrivie albo na smartfonie, a DocuSign® będzie mógł odczytać je i nanieść na dokument. Przykładowe certyfikaty to: KIR Szafir lub mSzafir, Certum SimplySign, PWPW Sigillum, pieczęć kwalifikowana.
    Osoba zlecająca dokumenty do podpisania tworzy kopertę i przy osobach reprezentujących pracodawcę wybiera opcję: „Podpis kwalifikowany (UE) z certyfikatem przechowywanym po stronie podpisującego”. Na tym etapie nie ma znaczenia, od jakiego dostawcy pracodawca ma podpis elektroniczny kwalifikowany. Wczytywanie podpisu na dokument odbywa się dopiero w momencie podpisywania dokumentu reprezentanta firmy.

    Dostępne tylko w licencji komercyjnej

    Ten dodatek nie jest dostępny w licencji na użytkownika zakupionej przez stronę internetową.

    Dowiedz się więcej
    Przetestuj i obejrzyj wideo
    Podpis elektroniczny kwalifikowany - certyfikat po stronie podpisującego
    Podpis elektroniczny kwalifikowany IDnow od DocuSign® na 2 lata

    Podpis kwalifikowany od DocuSign®

    Technologia: DocuSign® QES IDnow

    DocuSign® wystawia certyfikaty kwalifikowane w formie wideoweryfikacji. Taki certyfikat ważny jest 2 lata. Może być użyty wielokrotnie i wyłącznie w ramach DocuSign®.
    Rekomendujemy wykorzystanie tej technologii firmom z kapitałem międzynarodowym, gdzie osoby występujące w roli pracodawcy oraz składające podpisy na umowach nie są polskiego pochodzenia i mieszkają za granicą.

    Dostępne tylko w licencji komercyjnej

    Ten dodatek nie jest dostępny w licencji na użytkownika zakupionej przez stronę internetową.

    Dowiedz się więcej
    Przetestuj i obejrzyj wideo

    DocuSign® jest zgodny z polskim prawem

    Pracodawca

    Polskie prawo wymaga zachowania formy pisemnej od pracodawcy w przypadku czynności związanych z umową o pracę. Więcej informacji znajdziesz w ustawie o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej.
    Do zachowania formy pisemnej wymagany jest podpis na papierze (imieniem i nazwiskiem), zaś w formie elektronicznej należy użyć podpisu elektronicznego kwalifikowanego (certyfikatu kwalifikowanego). Więcej informacji znajdziesz w ustawie o podpisie elektronicznym.
    DocuSign® pozawala na użycie własnego podpisu kwalifikowanego wydanego u zewnętrznego dostawcy. Jeżeli macie już podpisy kwalifikowane, możecie ich użyć w ramach DocuSign®. DocuSign® jest zgodny z:
    • KIR Szafir lub mSzafir,
    • Certum SimplySign,
    • PWPW Sigillum,
    • innymi wydanymi na karcie, pendrivie lub smartfonie.
    DocuSign® nie wspiera podpisów kwalifikowanych wydanych przez bank lub do których trzeba się zalogować przez stronę www.

    DocuSign® wydaje również podpisy kwalifikowane na 2 lata lub jednorazowe. DocuSign® jest zaufanym dostawcą wymienionym w europejskiej bazie dostawców podpisów kwalifikowanych (kliknij, aby zweryfikować).

    Pracownik

    Polskie prawo wymaga zachowania formy pisemnej od pracownika we wszystkich umowach zawierających zakaz konkurencji, również w przypadku umów cywilnoprawnych (dzieło, zlecenie, B2B) zawierających przekazanie praw autorskich. Więcej informacji znajdziesz w ustawie o przekazaniu praw autorskich oraz w kontekście zakazu konkurencji w kodeksie pracy.

    Należy więc zachować formę pisemną również po stronie pracownika w przypadku zawierania (pełnej) umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej zawierającej zakaz konkurencji albo przekazanie praw autorskich. W takich sytuacjach DocuSign® wydaje jednorazowe podpisy kwalifikowane, które są równoważne z podpisem na papierze i pozwalają zachować formę pisemną.
    Jednorazowe podpisy kwalifikowane od DocuSign® (QES IDV) wydawane są w formie wideoweryfikacji jeszcze przed uzyskaniem dostępu do dokumentu. Taki proces zabezpiecza przed wyciekiem danych osobowych (RODO) w przypadku, gdy zdaży się wysyłka umowy na niepoprawny adres e‑mail. Żeby przeczytać treść umowy, trzeba przejść pomyślnie wideoweryfikację, czyli pokazać dowód osobisty lub paszport oraz twarz do kamerki.
    W pozostałych przypadkach (np. aneks zwiększający wynagrodzenie, oświadczenie, wniosek, rozliczenie wydatków) można zachować formę dokumentową, czyli użyć standardowego lub zaawansowanego podpisu elektronicznego. Te uproszczone podpisy elektroniczne są łatwiejsze w użyciu i nie wymagają procedury weryfikacji tożsamości.

    Uwaga! Powyższa treść nie jest opinią prawną. Może posłużyć jako wyznacznik i podpowiedź do indywidualnej opinii prawnej dla Waszej firmy.

    Integracje z innymi systemami (API)

    DocuSign® to system gotowy do integracji z innymi systemami. Jeżeli interesują Cię integracje Twojego systemu kadrowego lub innego systemu HR, zapytaj producenta tego oprogramowania, czy przygotował już integrację z DocuSign®. Każdy system może być zintegrowany z DocuSign®.
    Przykładem w pełni zintegrowanego systemu z DocuSign® jest system Hatiroo®. To oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów, które rozszerza możliwości DocuSign®.
    • Hatiroo® to elektroniczne archiwum dokumentów, w którym oprócz dokumentów podpisanych w DocuSign® znajdują się skany opatrzone podpisem kwalifikowanym oraz wersje robocze dokumentów.
    • Hatiroo® pozwala na generowanie dokumentów z Waszych firmowych wzorów oraz automatycznie uzupełnia dane pracownika lub podwykonawcy, pobrane z rządowej bazy danych.
    • Zanim umowa trafi do DocuSign® może przejść proces opiniowania i akceptacji przez dział prawny, kierowników i osób zarządzających.
    Dowiedz się więcej
    Przejdź do strony Hatiroo®

    Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

    Przygotowaliśmy pakiety licencji DocuSign® dla działów HR. Minimalne zamówienie to 1783€. Przejdź do cennika. Co najważniejsze – licencję kupuje Twoja firma. Samo składanie podpisu jest bezpłatne i nie wymaga ponoszenia kosztów przez pracownika.
    DocuSign® jest systemem do zbierania podpisów. Przechowywane są w nim wyłącznie dokumenty, które zostały podpisane w DocuSign®. DocuSign® nie jest zatem elektronicznym archiwum dokumentów, bo byłoby ono niekompletne. Brakuje w nim skanów opatrzonych podpisem kwalifikowanym, wersji roboczych dokumentów lub takich, które zostały podpisane poza DocuSign®. Elektronicznym repozytorium dokumentów jest system Hatiroo®. W DocuSign® nie można częściowo podpisywać dokumentów ani kontynuować podpisywania, gdy jakiś dokument został już opatrzony podpisem kwalifikowanym
    Jeżeli masz licencję DocuSign® ze strony internetowej DocuSign®, to nie możesz dodać do niej opcji, o których piszemy w tym artykule. Niezbędne będzie zamówienie komercyjnej licencji DocuSign®. Skontaktuj się z nami, aby zamówić licencję. Jeżeli zakupiłeś licencję DocuSign® od innego partnera, to tylko ten partner może pomóc Ci w tym zakresie. Jeżeli nie będzie w stanie, skontaktuj się z nami – pomożemy zamówić nową licencję DocuSign®.

    I tak, i nie. Ale nie odbywa się to tak samo, jak w programiku do podpisów kwalifikowanych.

    Cieszy nas to, że od jakiegoś czasu stosujecie podpisy elektroniczne kwalifikowane, jednak zwracamy uwagę, że DocuSign® to zupełnie inny system i inne podejście. Do Waszych podpisów kwalifikowanych macie program, który pozwala Wam jednym kliknięciem podpisać 100 dokumentów i podać kod PIN tylko raz. Warto jednak pamiętać, że to jedyna przewaga takich programów. Tego typu rozwiązania mają ograniczenia w samym procesie zbierania podpisów (musicie każdorazowo rozsyłać e‑maile), a osoba podpisująca się musi mieć swój  certyfikat kwalifikowany (a pracownik zwykle nie ma takiego podpisu).

    W DocuSign® dla każdej umowy z pracownikiem należy utworzyć kopertę. Zatem w tym przypadku powstanie 100 kopert. Osoba składająca podpis otrzyma 100 wiadomości e‑mail, ale nie musi każdej otwierać. Wystarczy, że kliknie pierwszą, podpisze się, a DocuSign® podpowie kolejny dokument do podpisania. W przypadku 100 umów trzeba będzie 100 razy podać kod PIN.