zgodnie z polskim prawem (e‑teczka i kodeks pracy)
jednorazowy dla pracownika
oraz wielokrotny dla pracodawcy
przed dostępem do dokumentu (zabezpieczenie RODO)
dostępne dla pracowników bez angażowania HR
gotowe do połączenia z innymi systemami
z przekazaniem praw autorskich
lub z zakazem konkurencji
Z tego video dowiesz się, jak z pomocą DocuSign® podpisywać online umowy o pracę, aneksy, umowy cywilnoprawne i inne dokumenty pracownicze. Omawiamy zastosowanie podpisu kwalifikowanego i zaawansowanego, weryfikację tożsamości pracownika oraz możliwości integracji DocuSign® z systemem HR.
Chcesz wiedzieć więcej? Obejrzyj pełną prezentację o DocuSign®.
DocuSign® to platforma do zbierania podpisów elektronicznych. Umożliwia zawieranie wszystkich rodzajów umów, w tym umów z pracownikami (umów o pracę, wniosków, aneksów) i podwykonawcami (umów B2B, umów zlecenie, umów o dzieło).
To jakby wysłać kurierem kopertę, w której znajduje się komplet wszystkich niezbędnych dokumentów do podpisania? (umowa, załączniki, oświadczenia). Z tym wyjątkiem, że kurier nie zbierze podpisów od wielu osób, nie sprawdzi tożsamości i nie wskaże miejsc, gdzie należy złożyć podpis. A DocuSign® załatwi to wszystko w kilka chwil.
DocuSign® umożliwia weryfikację tożsamości osoby, zanim otworzy ona dokument. Pracownik dostaje e‑mail od DocuSign® z linkiem do umowy. Po kliknięciu linku system rozpoczyna weryfikację. Pracownik potwierdza swoją tożsamość w formie wideoweryfikacji. Przy pomocy smartfona musi pokazać dowód osobisty lub paszport oraz swoją twarz. Tylko poprawne zweryfikowanie tożsamości pozwala na otwarcie dokumentu umowy. Taki proces pozwala zabezpieczyć informacje poufne przed wyciekiem danych osobowych (RODO).
Ten dodatek nie jest dostępny w licencji na użytkownika zakupionej przez stronę internetową.
Po zweryfikowaniu tożsamości osoby DocuSign® może wystawić jednorazowy podpis kwalifikowany. Dokument opatrzony jest certyfikatem kwalifikowanym po stronie pracownika oraz pracodawcy (czytaj dalej), co pozwala zachować formę pisemną (równoznaczną z podpisaniem się odręcznie na papierowym dokumencie).
Pracownik składa podpisy we wskazanych miejscach na umowie i załącznikach, a DocuSign® opatruje każdy dokument certyfikatem kwalifikowanym tej osoby. Podpisana umowa zostanie automatycznie przesłana do pracodawcy i pracownika. Pracownik nie ponosi żadnych opłat ani nie musi zakładać konta w systemie DocuSign®.
Ten dodatek nie jest dostępny w licencji na użytkownika zakupionej przez stronę internetową.
Dla aneksów lub umów cywilnoprawnych, które nie wymagają zachowania formy pisemnej (nie zawieraj zakazu konkurencji i przekazania praw autorskich) można zastosować niekwalifikowany podpis elektroniczny. Oczywiście zakładając, że adres e-mail pracownika został zweryfikowany i nie jest wymagana weryfikacja tożsamości na podstawie dowodu osobistego (jak w technologii DocuSign® QES IDV).
W tym przypadku mamy wybór między standardowym podpisem elektronicznym (SES) a zaawansowanym podpisem elektronicznym (AES) z dodatkową weryfikacją SMS. Pracownik HR wybiera jedną z tych opcji, a pracownik otrzymuje e‑mail z linkiem do podpisania dokumentu. Rysuje podpis we wskazanych miejscach, a DocuSign® przesyła podpisany dokument do pracodawcy i pracownika. W przypadku, gdy wybrana została weryfikacja kodem SMS, pracownik przed zakończeniem podpisywania musi przepisać specjalny kod, który zostanie wysłany na podany numer telefonu.
Ten dodatek nie jest dostępny w licencji na użytkownika zakupionej przez stronę internetową.
Wiele wniosków i formularzy można przygotować i udostępnić dla pracowników, np. pod przyciskiem na stronie internetowej albo w intranecie. Pracownik otwiera taki formularz, uzupełnia swoje imię i nazwisko oraz adres e‑mail. System weryfikuje poprawność adresu e‑mail i wyświetla wniosek. W samym wniosku pracownik uzupełnia niezbędne informacje (np. dane urzędu skarbowego, numer PESEL, itd.) i składa podpis elektroniczny. Uzupełniony i podpisany wniosek trafia do działu HR.
We wnioskach typu rezygnacja z PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe) można wykorzystać jednorazowy podpis kwalifikowany (QES IDV), aby zachować pisemną formę wniosku.
DocuSign® umożliwia użycie własnego podpisu elektronicznego kwalifikowanego (QES – ang. Qualified Electronic Signature). Wystarczy, że masz certyfikat kwalifikowany na karcie, pendrivie albo na smartfonie, a DocuSign® będzie mógł odczytać je i nanieść na dokument. Przykładowe certyfikaty to: KIR Szafir lub mSzafir, Certum SimplySign, PWPW Sigillum, pieczęć kwalifikowana.
Osoba zlecająca dokumenty do podpisania tworzy kopertę i przy osobach reprezentujących pracodawcę wybiera opcję: „Podpis kwalifikowany (UE) z certyfikatem przechowywanym po stronie podpisującego”. Na tym etapie nie ma znaczenia, od jakiego dostawcy pracodawca ma podpis elektroniczny kwalifikowany. Wczytywanie podpisu na dokument odbywa się dopiero w momencie podpisywania dokumentu reprezentanta firmy.
Ten dodatek nie jest dostępny w licencji na użytkownika zakupionej przez stronę internetową.
DocuSign® wystawia certyfikaty kwalifikowane w formie wideoweryfikacji. Taki certyfikat ważny jest 2 lata. Może być użyty wielokrotnie i wyłącznie w ramach DocuSign®.
Rekomendujemy wykorzystanie tej technologii firmom z kapitałem międzynarodowym, gdzie osoby występujące w roli pracodawcy oraz składające podpisy na umowach nie są polskiego pochodzenia i mieszkają za granicą.
Ten dodatek nie jest dostępny w licencji na użytkownika zakupionej przez stronę internetową.
Polskie prawo wymaga zachowania formy pisemnej od pracodawcy w przypadku czynności związanych z umową o pracę. Więcej informacji znajdziesz w ustawie o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej.
Do zachowania formy pisemnej wymagany jest podpis na papierze (imieniem i nazwiskiem), zaś w formie elektronicznej należy użyć podpisu elektronicznego kwalifikowanego (certyfikatu kwalifikowanego). Więcej informacji znajdziesz w ustawie o podpisie elektronicznym.
DocuSign® pozawala na użycie własnego podpisu kwalifikowanego wydanego u zewnętrznego dostawcy. Jeżeli macie już podpisy kwalifikowane, możecie ich użyć w ramach DocuSign®. DocuSign® jest zgodny z:
KIR Szafir lub mSzafir,
Certum SimplySign,
PWPW Sigillum,
innymi wydanymi na karcie, pendrivie lub smartfonie.
DocuSign® nie wspiera podpisów kwalifikowanych wydanych przez bank lub do których trzeba się zalogować przez stronę www.
DocuSign® wydaje również podpisy kwalifikowane na 2 lata lub jednorazowe. DocuSign® jest zaufanym dostawcą wymienionym w europejskiej bazie dostawców podpisów kwalifikowanych (kliknij, aby zweryfikować).
Polskie prawo wymaga zachowania formy pisemnej od pracownika we wszystkich umowach zawierających zakaz konkurencji, również w przypadku umów cywilnoprawnych (dzieło, zlecenie, B2B) zawierających przekazanie praw autorskich. Więcej informacji znajdziesz w ustawie o przekazaniu praw autorskich oraz w kontekście zakazu konkurencji w kodeksie pracy.
Należy więc zachować formę pisemną również po stronie pracownika w przypadku zawierania (pełnej) umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej zawierającej zakaz konkurencji albo przekazanie praw autorskich. W takich sytuacjach DocuSign® wydaje jednorazowe podpisy kwalifikowane, które są równoważne z podpisem na papierze i pozwalają zachować formę pisemną.
Jednorazowe podpisy kwalifikowane od DocuSign® (QES IDV) wydawane są w formie wideoweryfikacji jeszcze przed uzyskaniem dostępu do dokumentu. Taki proces zabezpiecza przed wyciekiem danych osobowych (RODO) w przypadku, gdy zdaży się wysyłka umowy na niepoprawny adres e‑mail. Żeby przeczytać treść umowy, trzeba przejść pomyślnie wideoweryfikację, czyli pokazać dowód osobisty lub paszport oraz twarz do kamerki.
W pozostałych przypadkach (np. aneks zwiększający wynagrodzenie, oświadczenie, wniosek, rozliczenie wydatków) można zachować formę dokumentową, czyli użyć standardowego lub zaawansowanego podpisu elektronicznego. Te uproszczone podpisy elektroniczne są łatwiejsze w użyciu i nie wymagają procedury weryfikacji tożsamości.
DocuSign® to system gotowy do integracji z innymi systemami. Jeżeli interesują Cię integracje Twojego systemu kadrowego lub innego systemu HR, zapytaj producenta tego oprogramowania, czy przygotował już integrację z DocuSign®. Każdy system może być zintegrowany z DocuSign®.
Przykładem w pełni zintegrowanego systemu z DocuSign® jest system Hatiroo®. To oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów, które rozszerza możliwości DocuSign®.
Hatiroo® to elektroniczne archiwum dokumentów, w którym oprócz dokumentów podpisanych w DocuSign® znajdują się skany opatrzone podpisem kwalifikowanym oraz wersje robocze dokumentów.
Hatiroo® pozwala na generowanie dokumentów z Waszych firmowych wzorów oraz automatycznie uzupełnia dane pracownika lub podwykonawcy, pobrane z rządowej bazy danych.
Zanim umowa trafi do DocuSign® może przejść proces opiniowania i akceptacji przez dział prawny, kierowników i osób zarządzających.
Przygotowaliśmy pakiety licencji DocuSign® dedykowane działom HR. Aktualne ceny znajdziesz w cenniku DocuSign® dla umów HR
Co najważniejsze – licencję kupuje Twoja firma. Samo składanie podpisu jest bezpłatne i nie wymaga ponoszenia kosztów przez pracownika.
DocuSign® jest systemem do zbierania podpisów. Przechowywane są w nim wyłącznie dokumenty, które zostały podpisane w tym systemie. Nie jest zatem kompletnym elektronicznym archiwum dokumentów. Brakuje w nim dokumentów opatrzonych klasycznym podpisem kwalifikowanym, wersji roboczych dokumentów lub takich, które zostały podpisane poza DocuSign® (np. papierowo).
Jeżeli chcesz mieć kompletne elektroniczne archiwum dokumentów, rekomendujemy połączenie DocuSign® z systemem Hatiroo®. Dowiedz się więcej
Jeżeli masz licencję ze strony internetowej DocuSign®, to jest to personalna licencja, do której nie można dodać podpisu kwalifikowanego. Niezbędne będzie zamówienie komercyjnej licencji DocuSign®. Skontaktuj się z nami, aby zamówić licencję.
Jeżeli zakupiłeś licencję DocuSign® od innego partnera, to tylko ten partner może pomóc Ci w tym zakresie. Jeżeli nie będzie w stanie, skontaktuj się z nami – pomożemy zamówić nową licencję DocuSign®.
I tak, i nie. Nie odbywa się to tak samo, jak w programie do klasycznych podpisów kwalifikowanych.
Być może jesteście przyzwyczajeni do procesu znanego z klasycznych podpisów kwalifikowanych. Macie program, który pozwala jednym kliknięciem podpisać 100 dokumentów i podać kod PIN tylko raz. Warto jednak pamiętać, że to jedyna oszczędność czasowa. Musicie następnie ręcznie rozesłać tych 100 umów do podpisu drugiej strony (pracowników), a następnie samodzielnie monitorować statusy podpisania.
W DocuSign® działa to inaczej – jedna transakcja oznacza jedną kopertę. Należy zatem przygotować 100 kopert. Osoba składająca podpis otrzyma 100 wiadomości e-mail, ale nie musi każdej otwierać. Wystarczy, że kliknie pierwszą, podpisze się, a DocuSign® zaproponuje kolejny dokument do podpisania. W przypadku 100 umów trzeba będzie 100 razy podać kod PIN. Następnie DocuSign® automatycznie roześle umowy do podpisu pracowników, zbierze od nich podpisy i zwróci Wam kompletne dokumenty – nie musicie już tego sami pilnować.
Przygotowaliśmy pakiety licencji DocuSign® dedykowane działom HR. Aktualne ceny znajdziesz w cenniku DocuSign® dla umów HR
Co najważniejsze – licencję kupuje Twoja firma. Samo składanie podpisu jest bezpłatne i nie wymaga ponoszenia kosztów przez pracownika.
DocuSign® jest systemem do zbierania podpisów. Przechowywane są w nim wyłącznie dokumenty, które zostały podpisane w tym systemie. Nie jest zatem kompletnym elektronicznym archiwum dokumentów. Brakuje w nim dokumentów opatrzonych klasycznym podpisem kwalifikowanym, wersji roboczych dokumentów lub takich, które zostały podpisane poza DocuSign® (np. papierowo).
Jeżeli chcesz mieć kompletne elektroniczne archiwum dokumentów, rekomendujemy połączenie DocuSign® z systemem Hatiroo®. Dowiedz się więcej
Jeżeli masz licencję ze strony internetowej DocuSign®, to jest to personalna licencja, do której nie można dodać podpisu kwalifikowanego. Niezbędne będzie zamówienie komercyjnej licencji DocuSign®. Skontaktuj się z nami, aby zamówić licencję.
Jeżeli zakupiłeś licencję DocuSign® od innego partnera, to tylko ten partner może pomóc Ci w tym zakresie. Jeżeli nie będzie w stanie, skontaktuj się z nami – pomożemy zamówić nową licencję DocuSign®.
I tak, i nie. Nie odbywa się to tak samo, jak w programie do klasycznych podpisów kwalifikowanych.
Być może jesteście przyzwyczajeni do procesu znanego z klasycznych podpisów kwalifikowanych. Macie program, który pozwala jednym kliknięciem podpisać 100 dokumentów i podać kod PIN tylko raz. Warto jednak pamiętać, że to jedyna oszczędność czasowa. Musicie następnie ręcznie rozesłać tych 100 umów do podpisu drugiej strony (pracowników), a następnie samodzielnie monitorować statusy podpisania.
W DocuSign® działa to inaczej – jedna transakcja oznacza jedną kopertę. Należy zatem przygotować 100 kopert. Osoba składająca podpis otrzyma 100 wiadomości e-mail, ale nie musi każdej otwierać. Wystarczy, że kliknie pierwszą, podpisze się, a DocuSign® zaproponuje kolejny dokument do podpisania. W przypadku 100 umów trzeba będzie 100 razy podać kod PIN. Następnie DocuSign® automatycznie roześle umowy do podpisu pracowników, zbierze od nich podpisy i zwróci Wam kompletne dokumenty – nie musicie już tego sami pilnować.
Jeżeli jesteś zainteresowany wdrożeniem podpisu elektronicznego DocuSign® lub potrzebujesz szkoleń, opisz swoją sytuację, a my dobierzemy najlepsze możliwe rozwiązanie.
W zależności od Twojej sytuacji:
podeślemy bezpłatne materiały edukacyjne,
zarekomendujemy pakiety szkoleń lub konsultacji,
wygenerujemy ofertę handlową,
pomożemy z zamówieniem licencji.
🍪 Używamy cookie, do analizy ruchu i funkcji strony.
🍪 Używamy plików cookie, żeby ta strona była wygodna i działała tak, jak powinna.
Ciasteczka pomagają
nam zrozumieć, co na niej klikasz, co Cię interesuje, a co kompletnie nie ma sensu.
Nie przekazujemy
Twoich danych do innych firm i nie wyświetlamy reklam.
Zaakceptuj wszystkie, a pomożesz nam dostarczać
jeszcze lepsze treści dla Ciebie. Dziękujemy! 🙌
