Aby skutecznie złożyć zapytanie do DocuSign® w związku z prowadzonym postępowaniem:
skieruj formalne pismo na adres w Dublinie (punkt 1),
możesz również przesłać jego kopie na e-mail (punkt 4)
pismo powinno być po angielsku i zawierać wszystkie dane niezbędne do identyfikacji sprawy.
Dzięki temu procedura przebiegnie sprawnie i z poszanowaniem prawa.
W przypadku postępowania prowadzonego przez organy ścigania, DocuSign® wymaga oficjalnego pisma (np. postanowienia sądu) skierowanego na adres swojej spółki zarejestrowanej w UE:
DocuSign International (EMEA) Limited
5 Hanover Quay, Ground Floor
Dublin 2
Republic of Ireland
Dodatkowo, aby przyspieszyć proces, można przesłać kopie dokumentów drogą mailową na adres e-mail podany w punkcie 4.
Uwaga: Organy muszą pamiętać, że wezwania muszą być kierowane do spółki DocuSign, która ma kompetencje do obsługi takich wniosków. W przypadku danych dotyczących obywateli UE, powinno to być DocuSign International (EMEA) Limited.
DocuSign® zaleca, aby pismo zawierało szczegółowe informacje:
imię i nazwisko osoby, której dotyczy postępowanie,
adres e-mail powiązany z kontem DocuSign,
numer telefonu (jeśli znany),
rodzaj dokumentów, do których ma być uzyskany dostęp (np. historia podpisywania, historia logowań, itp.),
ramy czasowe, których dotyczy zapytanie,
podstawa prawna żądania.
DocuSign® wymaga:
formalnego pisma od organu ścigania (najlepiej postanowienie sądu lub prokuratury),
podpisanego i opatrzonego datą,
przetłumaczonego na język angielski lub oryginalnie sporządzonego w języku angielskim,
przesłanego tradycyjną pocztą na adres w Dublinie (wskazany wyżej),
oraz – opcjonalnie – jego skanu na e-mail: podanego w punkcie 4.
Tak, przesłanie e-maila z kopią dokumentu na adres „LegalProcess” w domenie „docusign.com” (aby uzyskać e-mail scal: adres@domena) jest zalecane jako krok przyspieszający proces. Należy jednak pamiętać, że samo przesłanie e-maila nie zastępuje wymogu formalnego pisma do spółki DocuSign.
Zalecanym językiem komunikacji z DocuSign® jest angielski.
Jeśli mail zostanie napisany po polsku, jest prawdopodobne, że DocuSign samodzielnie przetłumaczy treść, jednak formalne dokumenty powinny być przesyłane w języku angielskim.
Nie, dane obywateli UE są zarządzane w ramach struktur europejskich (np. spółka w Irlandii) i objęte zasadami RODO. Zgodnie z wytycznymi z DocuSign Legal, wezwania skierowane do podmiotów spoza UE nie uprawniają do pozyskania danych klientów z UE. Dlatego tak ważne jest, aby kierować pisma do odpowiedniego oddziału DocuSign – tj. EMEA w Dublinie.
Nie, HURO nie ma dostępu do danych klientów przechowywanych w DocuSign®. Jako reseller (odsprzedawca licencji), HURO zajmuje się pośrednictwem w sprzedaży licencji oraz może świadczyć usługi konsultacyjne lub doradcze, ale nie posiada uprawnień do przetwarzania ani przeglądu danych przechowywanych przez DocuSign®.
Wszelkie sprawy związane z postępowaniami prawnymi i zapytaniami o dane należy kierować bezpośrednio do DocuSign®, zgodnie z procedurą opisaną powyżej.
Jestem założycielem firmy HURO – partner DocuSign® w Polsce. Specjalizuję się w podpisach elektronicznych, obiegach dokumentów i archiwizacji dokumentów. Z zamiłowania jestem programistą i architektem systemu Hatiroo® – oprogramowania zintegrowanego z DocuSign® do elektronicznego obiegu dokumentów.
🍪 Używamy cookie, do analizy ruchu i funkcji strony.
🍪 Używamy plików cookie, żeby ta strona była wygodna i działała tak, jak powinna.
Ciasteczka pomagają
nam zrozumieć, co na niej klikasz, co Cię interesuje, a co kompletnie nie ma sensu.
Nie przekazujemy
Twoich danych do innych firm i nie wyświetlamy reklam.
Zaakceptuj wszystkie, a pomożesz nam dostarczać
jeszcze lepsze treści dla Ciebie. Dziękujemy! 🙌
